O certificado digital já se tornou uma ferramenta indispensável para prestadores de serviços que desejam atuar com segurança, agilidade e conformidade. Mais do que uma exigência legal em diversos casos, ele facilita a assinatura de documentos, a emissão de notas fiscais e o acesso a portais do governo.
Neste artigo, você vai entender:
O que é e como funciona o certificado digital
Quais são suas funções práticas para o prestador PJ
Em quais situações ele é obrigatório
Como escolher entre os modelos A1 e A3
E como obter o seu certificado com apoio da Contabilidade.com
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O que é o certificado digital?
O certificado digital é uma identidade eletrônica com validade jurídica, usada para assinar documentos, acessar serviços digitais do governo e emitir notas fiscais. Ele garante autenticidade, integridade e segurança nas transações online, com base em criptografia avançada.
Existem dois tipos mais comuns de certificado digital para pessoa jurídica (e-CNPJ):
| Tipo | Características |
|---|---|
| A1 | Arquivo digital instalado no computador, validade de 1 ano |
| A3 | Dispositivo físico (token ou cartão), validade de 1 a 3 anos |
Ambos são aceitos em órgãos públicos e sistemas de emissão de NFS-e, mas possuem diferenças importantes que impactam a rotina do usuário.
Principais funções do certificado digital para prestadores de serviços
Veja como o certificado digital pode ser usado no dia a dia do profissional PJ:
1. Emissão de nota fiscal eletrônica (NFS-e)
Para emitir notas fiscais como prestador de serviços, é necessário ter um e-CNPJ válido. O certificado garante que a nota seja reconhecida pela prefeitura e vinculada ao seu CNPJ, sem necessidade de autenticação manual.
2. Assinatura digital de contratos e documentos
Com o certificado digital, você pode assinar contratos eletronicamente com a mesma validade jurídica da assinatura em papel. Isso reduz burocracia, elimina o custo com cartórios e acelera negociações com clientes e parceiros.
3. Acesso a portais do governo
O certificado permite acessar sistemas como:
e-CAC (Receita Federal): consultas fiscais, declarações, pendências
eSocial: obrigações trabalhistas e previdenciárias
SPED Fiscal e Contribuições
Conectividade Social: FGTS, INSS e comunicação com órgãos públicos
4. Segurança em transações bancárias e plataformas
O certificado digital também é utilizado em ambientes bancários e plataformas de contabilidade online, garantindo criptografia de ponta a ponta e reduzindo riscos de fraudes.
Quem é obrigado a ter certificado digital?
Para alguns tipos de empresa, o uso do certificado não é opcional. Ele é exigido por lei nos seguintes casos:
Empresas no Lucro Presumido
Empresas do Simples Nacional em cidades como SP, BH e POA
Prestadores de serviços que emitem nota fiscal eletrônica (NFS-e)
Empresas com mais de 5 funcionários, para enviar obrigações trabalhistas e previdenciárias (eSocial, FGTS)
Mesmo quando não obrigatório, ter um certificado digital agiliza processos e fortalece a imagem profissional do PJ.
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Como emitir um certificado digital?
A emissão do certificado é feita por uma Autoridade Certificadora credenciada pelo ICP-Brasil. O processo inclui:
Escolher o tipo (A1 ou A3)
Separar a documentação (contrato social, CNPJ, documentos do responsável legal)
Realizar validação presencial ou por videoconferência
Efetuar o pagamento e receber o certificado
A emissão online foi autorizada pela Resolução n.º 170/2020 e é válida para certificados com até 12 meses de duração.
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A1 ou A3: qual certificado escolher?
| Característica | A1 | A3 |
|---|---|---|
| Tipo | Arquivo digital | Dispositivo físico |
| Validade | 1 ano | 1 a 3 anos |
| Mobilidade | Pode ser usado em múltiplos dispositivos | Exige token ou leitora |
| Risco de perda | Baixo (permite backup) | Alto (perda física implica reemissão) |
| Custo | Mais acessível | Mais elevado |
O A1 é mais indicado para quem usa sistemas em nuvem e deseja praticidade. O A3 pode ser mais seguro fisicamente, mas menos flexível.
Quais os benefícios de usar certificado digital?
Redução de custos: evita autenticações cartoriais e impressão de documentos
Agilidade: permite assinatura digital de qualquer lugar, com validade legal
Segurança: criptografia avançada e proteção de dados sensíveis
Integração com sistemas contábeis e bancários
Profissionalismo: essencial para transmitir credibilidade ao mercado
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