<

Guia da Contabilidade — Glossário

Certificado Digital: o que é, para que serve, tipos e como emitir para sua empresa

O Certificado Digital é uma identidade eletrônica que permite comprovar a identidade de uma pessoa ou empresa em operações realizadas pela internet. Ele pode ser usado para acessar sistemas públicos, assinar documentos, transmitir obrigações e representar o CNPJ de forma segura no ambiente digital.

Para empresas, um dos modelos mais conhecidos é o e-CNPJ, disponibilizado principalmente nos formatos A1 e A3. A escolha depende da rotina da empresa, dos sistemas utilizados e da forma como o certificado será armazenado.

O certificado também pode fazer parte das primeiras providências tomadas após a formalização do negócio. Quem ainda está nessa etapa pode consultar o guia sobre como abrir uma empresa e obter um CNPJ.

Neste verbete expandido, você entenderá o que é Certificado Digital, como ele funciona, para que serve, quais são os tipos disponíveis, quando uma empresa pode precisar dele e como realizar a emissão.

Benefício para clientes da Contabilidade.com: conforme as condições do plano contratado, o Certificado Digital A1 pode estar incluído gratuitamente no primeiro ano. A equipe também auxilia no envio das orientações e no agendamento da validação online com a certificadora parceira Rede Ideia.

Neste verbete

• Definição de Certificado Digital
• Como o Certificado Digital funciona?
• Para que serve o Certificado Digital?
• Quais são os tipos de Certificado Digital?
• Qual é a diferença entre e-CPF e e-CNPJ?
• Certificado A1 ou A3: qual escolher?
• Quem precisa de Certificado Digital?
• Como emitir um Certificado Digital?
• Quais documentos são necessários?
• Como funciona a validação online?
• Como instalar e usar o certificado?
• Qual é a validade do Certificado Digital?
• Quanto custa um Certificado Digital?
• Cuidados de segurança
• Importância para a empresa
• Veja também
• Referências

Definição de Certificado Digital

O Certificado Digital é um documento eletrônico que associa dados de identificação a uma pessoa física ou jurídica.

Na prática, ele funciona como uma identidade utilizada no ambiente digital. Seu objetivo é permitir que sistemas, órgãos públicos e outras pessoas confirmem quem está realizando determinada operação.

Um certificado pode conter informações como:

• nome do titular;
• CPF ou CNPJ relacionado;
• dados da entidade responsável pela emissão;
• prazo de validade;
• chaves utilizadas nos procedimentos de autenticação e assinatura.

Os certificados reconhecidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP-Brasil são emitidos por entidades habilitadas dentro dessa estrutura.

Como o Certificado Digital funciona?

O Certificado Digital utiliza recursos de criptografia para relacionar uma operação eletrônica ao seu titular.

Quando a pessoa ou empresa utiliza o certificado, o sistema pode verificar:

• a identidade de quem realizou a operação;
• se o certificado estava válido naquele momento;
• se o documento foi alterado depois da assinatura;
• qual entidade emitiu o certificado;
• se a cadeia de certificação é reconhecida.

Por isso, o certificado pode ser usado para autenticação em portais, assinatura digital e transmissão de informações em nome do titular.

Ele não deve ser confundido com uma assinatura eletrônica simples. Existem diferentes formas de assinatura digital ou eletrônica, e cada operação pode exigir um nível específico de identificação.

Para que serve o Certificado Digital?

O certificado pode ser utilizado em diversas rotinas empresariais, contábeis, fiscais e societárias.

Entre as funções mais comuns estão:

• acessar serviços restritos de órgãos públicos;
• entrar em sistemas da Receita Federal;
• assinar contratos e documentos digitalmente;
• transmitir declarações e obrigações acessórias;
• formalizar procurações eletrônicas;
• assinar livros e documentos contábeis;
• representar a empresa em determinados procedimentos;
• utilizar sistemas que exigem autenticação por certificado;
• emitir documentos fiscais quando o sistema utilizado exigir;
• comprovar a identidade do titular em operações online.

As funcionalidades podem variar conforme o tipo de certificado e as regras do sistema acessado.

Prestadores de serviços podem consultar também o conteúdo sobre as funções do Certificado Digital para profissionais PJ.

Quais são os tipos de Certificado Digital?

Os certificados podem ser classificados de acordo com seu titular, finalidade, forma de armazenamento e prazo de validade.

Para pessoas e empresas, os nomes mais conhecidos são:

• e-CPF: identifica uma pessoa física;
• e-CNPJ: identifica uma pessoa jurídica;
• certificados para documentos fiscais: podem ser destinados a determinadas rotinas de emissão;
• certificados em arquivo: ficam armazenados digitalmente;
• certificados em mídia ou nuvem: utilizam token, cartão ou outra solução de armazenamento.

Antes de contratar, a empresa deve verificar qual certificado é aceito pelo sistema ou procedimento que pretende utilizar.

Qual é a diferença entre e-CPF e e-CNPJ?

O e-CPF está vinculado aos dados da pessoa física. Ele pode ser usado para assinar documentos, acessar determinados serviços e representar seu titular.

O e-CNPJ está relacionado à pessoa jurídica e permite que o representante legal realize operações em nome da empresa.

Embora o representante legal esteja ligado aos dois certificados, o e-CPF e o e-CNPJ não devem ser considerados equivalentes para todas as operações.

Aprofunde o tema no artigo sobre Certificado Digital para CNPJ.

Certificado Digital A1 ou A3: qual escolher?

A1 e A3 representam formas diferentes de geração e armazenamento do certificado.

Como funciona o Certificado Digital A1?

O Certificado Digital A1 é armazenado como arquivo eletrônico, normalmente protegido por senha.

Sua utilização costuma ser prática em empresas que precisam acessar sistemas com frequência ou integrar o certificado a plataformas de emissão, gestão e contabilidade.

Como o arquivo pode permitir cópias de segurança, é fundamental controlar onde ele está instalado e quem conhece a senha.

Como funciona o Certificado Digital A3?

O Certificado Digital A3 utiliza uma solução de armazenamento específica, como token, cartão ou outra tecnologia oferecida pela certificadora.

Dependendo do modelo, o dispositivo precisa estar conectado ou autorizado sempre que o certificado for utilizado.

Não existe uma opção universalmente melhor. A escolha deve considerar os sistemas usados pela empresa, a frequência de acesso e o nível de controle necessário.

Quem precisa de Certificado Digital?

Nem toda empresa precisa utilizar o certificado nas mesmas situações.

A necessidade pode depender de:

• natureza jurídica;
• regime tributário;
• atividade exercida;
• documentos fiscais emitidos;
• obrigações acessórias entregues;
• sistemas municipais, estaduais ou federais utilizados;
• exigências de bancos, clientes ou órgãos reguladores;
• necessidade de assinatura digital de documentos.

Algumas empresas conseguem acessar serviços por outros meios de autenticação. Outras precisam do certificado para realizar operações específicas.

MEI precisa de Certificado Digital?

O MEI não deve ser considerado automaticamente obrigado a comprar um certificado apenas por possuir CNPJ.

Entretanto, pode optar por utilizá-lo ou precisar dele em uma situação específica, como acesso a determinado sistema, assinatura de documentos ou exigência de uma operação comercial.

Empresa do Simples Nacional precisa?

A opção pelo Simples Nacional, isoladamente, não responde a todas as situações.

É necessário verificar a atividade da empresa, as obrigações transmitidas, o município e os sistemas utilizados na rotina fiscal e contábil.

Precisa de certificado para emitir nota fiscal?

Isso depende do tipo de nota e do sistema utilizado.

Algumas plataformas exigem certificado, enquanto outras permitem acesso por usuário, senha ou conta Gov.br. A regra pode mudar conforme o município, o estado e o modelo de documento fiscal.

Como emitir um Certificado Digital?

A emissão deve ser realizada por meio de uma entidade habilitada dentro da estrutura da ICP-Brasil.

O processo normalmente envolve as seguintes etapas:

1. Identificar a necessidade: confirmar qual certificado é aceito pelo sistema ou operação.
2. Escolher o titular: definir se será necessário um e-CPF, e-CNPJ ou certificado específico.
3. Escolher entre A1 e A3: avaliar armazenamento, validade e forma de utilização.
4. Contratar a emissão: selecionar uma certificadora ou canal de atendimento habilitado.
5. Preencher os dados: informar os dados do titular e da empresa.
6. Apresentar os documentos: enviar ou disponibilizar os arquivos solicitados.
7. Realizar a validação: confirmar a identidade por videoconferência ou presencialmente.
8. Emitir o certificado: concluir a geração ou ativação.
9. Instalar e testar: verificar se o certificado funciona nos sistemas utilizados.

O guia específico sobre como adquirir um Certificado Digital para PJ apresenta o procedimento de compra e emissão de forma detalhada.

Quais documentos são necessários para emitir?

A relação de documentos varia conforme o certificado, a natureza jurídica, o representante legal e a entidade responsável pela emissão.

Para pessoas jurídicas, podem ser solicitados:

• comprovante de inscrição no CNPJ;
• contrato social ou ato constitutivo atualizado;
• alterações contratuais;
• documento oficial do representante legal;
• CPF do representante;
• dados de contato;
• documentos que comprovem os poderes de representação.

Quando o contrato social determina representação conjunta, pode ser necessária a participação ou autorização de mais de um sócio.

Documentos desatualizados, ilegíveis ou divergentes dos dados cadastrais podem atrasar a validação.

Como funciona a validação online?

A validação é a etapa em que a identidade do titular e os dados apresentados são confirmados.

Quando as condições permitirem, ela pode ser realizada por videoconferência. O responsável recebe as orientações, apresenta seus documentos e passa pelos procedimentos de confirmação.

Para a reunião online, recomenda-se:

• estar em um ambiente iluminado;
• utilizar uma conexão estável;
• ter os documentos originais disponíveis;
• acessar o link no horário agendado;
• manter acesso ao telefone e ao e-mail cadastrados;
• seguir as instruções da pessoa responsável pela validação.

Quando a validação remota não estiver disponível, o titular pode precisar comparecer a um posto de atendimento.

Como funciona para clientes da Contabilidade.com?

A Contabilidade.com possui parceria com a certificadora Rede Ideia para facilitar o processo dos clientes elegíveis.

A equipe orienta sobre a documentação e realiza o agendamento da reunião online para a emissão. Após a validação e a aprovação, o cliente recebe as instruções necessárias para utilizar o certificado.

Como instalar e usar o Certificado Digital?

A instalação depende do modelo escolhido.

No A1, o titular normalmente recebe orientações para gerar, baixar ou instalar o arquivo protegido por senha.

No A3, pode ser necessário:

• instalar o programa ou driver do dispositivo;
• conectar o token ou leitor de cartão;
• ativar o acesso em nuvem;
• criar ou informar uma senha de utilização;
• configurar o certificado no sistema desejado.

Antes da instalação, verifique a compatibilidade com o sistema operacional, navegador e plataforma que serão utilizados.

Consulte as orientações completas no guia sobre como instalar o Certificado Digital para PJ.

Qual é a validade do Certificado Digital?

Todo Certificado Digital possui um prazo de validade. Depois do vencimento, ele deixa de ser aceito para novas autenticações e assinaturas.

O A1 normalmente possui validade de um ano. Nos modelos A3, o prazo pode variar de acordo com o produto e a política da entidade responsável pela emissão.

A empresa deve acompanhar a data de vencimento e iniciar a renovação com antecedência.

Caso o certificado expire sem renovação, a empresa pode enfrentar interrupções em:

• acessos a sistemas;
• assinatura de documentos;
• transmissão de obrigações;
• emissão de documentos em plataformas que exijam certificado;
• procedimentos realizados pelo contador.

Quanto custa um Certificado Digital?

O preço depende de fatores como:

• tipo de certificado;
• titular pessoa física ou jurídica;
• modelo A1 ou A3;
• prazo de validade;
• token, cartão ou outra mídia incluída;
• forma de validação;
• serviços de instalação e suporte;
• certificadora escolhida.

Antes de contratar, confirme o que está incluído no valor e se haverá cobrança separada por mídia, entrega, instalação ou suporte.

Na Contabilidade.com, o A1 pode estar incluído gratuitamente no primeiro ano, conforme o plano e as condições vigentes. O cliente também recebe auxílio no agendamento da emissão online.

Para conhecer outros gastos relacionados à formalização e manutenção da empresa, consulte o artigo sobre quanto custa abrir uma empresa e ter um CNPJ.

Cuidados de segurança com o Certificado Digital

O certificado pode permitir operações relevantes em nome da pessoa ou da empresa. Por isso, seu uso exige controle.

Entre os principais cuidados estão:

• criar uma senha forte;
• não compartilhar a senha indiscriminadamente;
• armazenar o arquivo A1 em ambiente protegido;
• manter uma cópia de segurança quando permitido;
• não enviar arquivo e senha juntos pelo mesmo canal;
• proteger token e cartão contra perda;
• controlar quem possui acesso ao certificado;
• verificar periodicamente as permissões concedidas;
• revogar o certificado em caso de perda ou comprometimento;
• acompanhar a data de validade.

É seguro entregar o certificado ao contador?

A contabilidade pode precisar realizar operações em nome da empresa. Entretanto, o acesso deve ser organizado com segurança e responsabilidade.

Em algumas situações, pode ser mais adequado conceder uma procuração eletrônica com poderes delimitados, em vez de compartilhar livremente o certificado e a senha.

A empresa deve confirmar com seu contador quais acessos são necessários, como serão protegidos e quem será responsável por utilizá-los.

Importância do Certificado Digital para a empresa

O Certificado Digital facilita a realização de procedimentos empresariais sem a necessidade de comparecimento presencial ou assinatura manual.

Entre os principais benefícios estão:

• autenticação: comprova a identidade do titular;
• integridade: ajuda a identificar alterações em documentos assinados;
• agilidade: permite realizar procedimentos pela internet;
• redução de papel: viabiliza contratos e documentos digitais;
• acesso a sistemas: libera serviços restritos a titulares identificados;
• organização contábil: facilita a transmissão de informações e obrigações;
• validade jurídica: permite assinaturas dentro das regras aplicáveis à certificação utilizada.

A importância prática depende da rotina da empresa. Para alguns negócios, o certificado é utilizado diariamente. Para outros, aparece apenas em procedimentos pontuais.

Por isso, antes da compra, é importante confirmar qual modelo atende à necessidade real do CNPJ.

Veja também

• Como adquirir um Certificado Digital para PJ
• Como instalar o Certificado Digital para PJ
• O que é Certificado Digital e para que serve no CNPJ
• Funções do Certificado Digital para prestadores de serviços
• Quanto custa abrir uma empresa e ter um CNPJ

Referências

• Gov.br — Obter Certificado Digital
• Instituto Nacional de Tecnologia da Informação — ICP-Brasil
• ITI — Perguntas frequentes sobre Certificação Digital
• ITI — Estrutura e entidades credenciadas da ICP-Brasil
• Gov.br — Serviço Meu Certificado

Nota editorial

Este verbete expandido faz parte do Guia da Contabilidade da contabilidade.com e também funciona como página principal do cluster de Certificado Digital.

O conteúdo tem caráter informativo e educacional. A exigência, o tipo e as condições de utilização do certificado podem variar conforme a empresa, o sistema e o procedimento realizado.

Para avaliar as necessidades do seu CNPJ, consulte sempre que possível um contador.

Sua empresa ainda não possui acompanhamento contábil? Conheça a contabilidade online da Contabilidade.com e confira as condições para receber o Certificado Digital A1 no primeiro ano.

Voltar para Guia da Contabilidade