O Certificado Digital para PJ é uma ferramenta de fundamental importância para otimizar os negócios e facilitar o dia a dia dos empreendedores. Isso porque oferece inúmeros benefícios em sua utilização, além de reduzir despesas e custos operacionais.
A certificação digital tornou-se uma necessidade para dar legalidade às atividades online e garantir a segurança das operações. Não esquecendo da praticidade, visto que dispensa levar ao cartório para reconhecer a assinatura do documento.
A Contabilidade.com preparou esse artigo para orientar como adquirir um Certificado Digital, além de explicar em detalhes as suas principais características e categorias. Como também disponibilizou um fluxo de como funciona o processo de emissão.
O que é e para que serve um Certificado Digital para PJ?
De uma forma simples, o Certificado Digital para PJ é a versão eletrônica do CNPJ da empresa, que também é identificado como e-CNPJ. De fato, trata-se da identidade digital da pessoa jurídica para assegurar a autenticidade das transações por meio eletrônico.
Com esta identidade digital é possível assinar documentos, emitir notas fiscais e muitas outras operações do dia a dia do profissional PJ. Sem dúvida, é um grande benefício, pois dispensa a necessidade da presença física em cartórios e órgãos públicos.
Conforme uma definição do governo federal, com este documento digital é possível realizar a troca segura de informações, tendo garantida a identidade do emissor. Não apenas do emissor, mas também da mensagem e, se for o caso, a confidencialidade.
A partir de diversos canais eletrônicos, disponibilizados para uso com o Certificado Digital para PJ, é possível realizar as seguintes transações:
- Assinar e enviar documentos e declarações via internet;
- Uso no eSocial para pessoas físicas e jurídicas;
- Acesso em ambientes virtuais com segurança.
No caso das empresas que emitem nota fiscal eletrônica (NF-e) ou estão inscritas nos regimes tributários de Lucro Real e Lucro Presumido, o uso do Certificado Digital é obrigatório.
É importante esclarecer que seguindo as normas da Infraestrutura de Chave Públicas Brasileira (ICP-Brasil), o Certificado Digital é um documento intransferível. Por isso, é de uso exclusivo do titular, que deve ser o mesmo responsável pelo CNPJ na Receita Federal.
Conheça os benefícios do Certificado Digital para PJ
O Certificado Digital para PJ permite realizar várias atividades do dia a dia da empresa, de forma ágil e com total segurança. Veja a seguir os principais benefícios do Certificado Digital, segundo o Serasa Experian:
1 – Permite a assinatura de documentos eletrônicos, que tem a mesma validade dos documentos impressos e com firma reconhecida em cartório. Nesse sentido, permite reduzir o uso de papel e tinta para impressão, além de ser muito mais rápido e prático.
2 – Acessar sistemas com dados restritos, principalmente dos órgãos públicos. Visto que são informações confidenciais que só podem ser acessadas com confirmação de identidade digital PJ. Desse modo, a segurança é dada pela criptografia, sendo inviolável.
3 – Possibilita que os contratos possam ser formalizados a distância, ampliando as oportunidades para realizar novos negócios e estabelecer parcerias.
4 – Elimina o risco de perder os documentos ou que sejam danificados por acidentes ou descuidos ao serem manuseados. Sem dúvida, como estão armazenados em meio eletrônico, sempre é possível acessá-los e até mesmo manter um backup.
Quais são as categorias de Certificados Digitais para PJ?
Saiba que existem diferentes modelos de Certificados Digitais para PJ, que possuem finalidades diferenciadas sendo adequados para determinados tipos de empresas. Por isso, antes de adquirir o certificado para o seu negócio, é preciso conhecê-los.
Basicamente, existem duas categorias principais de certificados digitais, com diferentes funções e objetivos. Veja a seguir as características de cada uma delas:
Tipo A – Certificado de Assinatura Digital – A1, A3 e A4
Esta categoria é a mais usada pelas empresas, servindo para conferir autenticidade ao documento digital. Nesse sentido, os seus objetivos são os seguintes:
- Fazer a identificação da empresa que assina o documento;
- Confirmar que o documento não passou por adulterações;
- Autenticar a operação realizada.
Os certificados A1 e A3 são usados para emitir documentos fiscais eletrônicos e realizar escriturações fiscais. No entanto, existem diferenças entre eles, que são:
| Certificado Digital A1 | Certificado Digital A3 |
| Arquivo digital, extensão .PFX ou .P12 | Emitido e armazenado em um objeto físico |
| Instalado e armazenado em computadores ou dispositivos móveis | Diversos formatos de mídias, como tokens USB ou cartões com chip |
| Validade de 1 ano a partir da data de emissão | Validade de 1 a 3 anos a partir da data de emissão |
| Não corre o risco de ser danificado ou perdido | Pode ser danificado ou perdido |
| Permite fazer backup | Seguro, não pode ser transferido para outra mídia além da original |
| Pode ser utilizado em múltiplos computadores e dispositivos móveis | Só pode ser utilizado em um computador ou dispositivo móvel por vez |
| Permite instalar em computador de terceiros, com software de emissão de documentos fiscais na nuvem | Necessita de periférico de leitura no caso de smartcards |
Tipo S – Certificado de sigilo / confidencialidade – S1, S3 e S4
Esta categoria é voltada para assegurar o sigilo das informações, a partir da criptografia dos dados, permitindo o acesso apenas para pessoas autorizadas. Com isso, tem o objetivo de impedir o vazamento de informações.
Tipo T – Certificado de tempo T3
Esta é uma categoria conhecida como “carimbo de tempo”, já que o seu objetivo é verificar a data e hora de criação de um determinado documento digital emitido. Além disso, o tipo T usa de uma terceira parte certificadora para atestar o momento exato da emissão.
Quais as entidades que emitem o Certificado Digital para PJ?
Os Certificados Digitais para PJ para serem aceitos e reconhecidos devem ser emitidos por entidades autorizadas para essa finalidade. No país, existem duas categorias de empresas com essa finalidade, que são:
Autoridade Certificadora (AC)
Nesta categoria, a entidade pode ser pública ou privada, tendo por finalidade fazer a associação entre uma identidade e uma chave, inserindo os dados no certificado.
Autoridade de Registro (AR)
Já nesta categoria, a função é intermediária, apesar de não ter autonomia para emitir um documento digital diretamente, pode solicitar ou revogar certificados junto a uma AC.
É importante esclarecer que para assegurar o funcionamento dessa sistemática, foi necessário desenvolver uma Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP). Ou seja, um conjunto de políticas e procedimentos para assegurar o amparo legal da certificação digital.
Nesse sentido, a ICP-Brasil usa uma hierarquia em que o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) é a AC-Raiz. Isto é, a instituição responsável por gerar as chaves das ACs e cuidar da regulamentação das atividades desenvolvidas por cada uma.
Como conseguir o Certificado Digital para PJ?
Saiba que para conseguir o Certificado Digital para PJ basta entrar em contato com uma das Autoridades Certificadoras (ACs). Veja a seguir algumas das ACs credenciadas:
Conforme as orientações do site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) os passos para a emissão do Certificado Digital ICP-Brasil são os seguintes:
1 – Após escolher uma das ACs, solicite pelo site a emissão do seu Certificado Digital para PJ. Lembrando que os mais comercializados são:
- A1: validade de um ano – armazenado no computador ou no dispositivo móvel (smartphone ou tablet);
- A3: validade de até cinco anos – armazenado em cartão, token criptográfico ou diretamente na nuvem.
2 – Ao fazer a solicitação do certificado terá acesso as seguintes informações:
- Custos para aquisição do certificado;
- Formas de pagamento;
- Equipamentos necessários;
- Documentação a ser apresentada.
3 – A validação pode ser feita de forma presencial ou remota, sendo necessário agendar dia e hora com a Autoridade de Registro (AR).
Se for validação presencial, o solicitante deve ir pessoalmente a uma Autoridade de Registro para validar os dados preenchidos na solicitação. Além disso, deve apresentar os documentos obrigatórios e fazer o cadastro biométrico.
Para este cadastro será feita uma coleta da biografia facial (foto) e das digitais.
Agora, se a validação for remota, ou seja, por videoconferência, os documentos obrigatórios devem ser enviados para o Agente de Registro. Este agente fará a validação dos documentos e o agendamento da videoconferência para confirmação da identificação.
4 – Tendo sido realizada a verificação dos documentos e a confirmação da identidade pela Autoridade de Registro, o solicitante receberá o certificado digital da seguinte forma:
Para o tipo A1, receberá orientação de como proceder para baixar o certificado;
Para o tipo A3, receberá o certificado em cartão ou token na própria AR. Ou se for em nuvem, terá acesso a partir do desktop ou no dispositivo móvel.
Portanto, com todas essas informações, ficou bem mais fácil providenciar o seu Certificado Digital para PJ. Com toda a certeza, é uma ferramenta para otimizar as atividades do dia a dia, além de eliminar muita burocracia e reduzir despesas.
Isso sem falar na possibilidade de poder negociar contratos e serviços a distância, com toda a praticidade oferecida pela certificação digital.
Aqui na Contabilidade.com, além de contar com abertura gratuita da sua empresa, você também pode ganhar o certificado digital gratuito tanto e-CPF quanto e-CNPJ. Se você deseja entender melhor como funciona esse benefício entre em contato com o time da Contabilidade.com e aproveite.
