DEFIS é a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, uma obrigação anual das empresas optantes pelo Simples Nacional, exceto MEI, usada para informar à Receita Federal dados econômicos, fiscais, societários e patrimoniais da empresa.

Na prática, a DEFIS funciona como a declaração anual do Simples Nacional. Ela não gera imposto a pagar diretamente, mas reúne informações importantes sobre faturamento, empregados, sócios, distribuição de lucros, estoque, despesas e situação econômica da empresa.

Este conteúdo integra o cluster de obrigações acessórias das empresas, onde explicamos as principais declarações fiscais, prazos, multas e cuidados para manter o CNPJ regular.

O prazo regular da DEFIS é até o último dia de março de cada ano, com informações referentes ao ano-calendário anterior. Para a DEFIS 2026, referente ao ano-calendário de 2025, o prazo informado pelo Simples Nacional é 31 de março de 2026. A partir de 1º de abril de 2026, a entrega em atraso fica sujeita à multa.

O que é DEFIS?

DEFIS é a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais. Ela deve ser entregue anualmente pelas microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional, com exceção do MEI.

A DEFIS reúne informações sobre a situação econômica, fiscal e societária da empresa no ano anterior. Entre os dados informados estão receitas, despesas, quantidade de empregados, rendimentos dos sócios, distribuição de lucros, estoque e informações patrimoniais.

Embora não gere uma guia de imposto como o DAS, a DEFIS é uma obrigação acessória importante. Ela permite que a Receita Federal, Estados, Distrito Federal e Municípios cruzem dados sobre a empresa e verifiquem a coerência das informações prestadas ao longo do ano.

Para que serve a DEFIS?

A DEFIS serve para informar ao Fisco os dados econômicos, sociais e fiscais das empresas optantes pelo Simples Nacional.

Entre as principais funções da DEFIS estão:

• informar receitas da empresa no ano-calendário anterior;
• registrar dados econômicos e patrimoniais;
• informar quantidade de empregados;
• informar valores pagos aos sócios;
• informar distribuição de lucros;
• declarar ganhos de capital, quando houver;
• complementar informações apuradas mensalmente no Simples Nacional;
• permitir o cruzamento de dados pela Receita Federal e demais entes federativos.

A DEFIS é especialmente relevante porque ajuda a formar o histórico fiscal da empresa. Informações incoerentes podem chamar atenção em cruzamentos eletrônicos, principalmente quando há divergência entre faturamento, lucros distribuídos, movimentação financeira e dados declarados no PGDAS-D.

Quem deve entregar a DEFIS?

Devem entregar a DEFIS todas as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional, exceto o MEI.

Em geral, estão obrigadas:

• microempresas, ou ME, optantes pelo Simples Nacional;
• empresas de pequeno porte, ou EPP, optantes pelo Simples Nacional;
• empresas do Simples Nacional com faturamento no ano anterior;
• empresas do Simples Nacional sem faturamento no ano anterior;
• empresas inativas optantes pelo Simples Nacional;
• empresas que tiveram movimentação patrimonial, financeira ou societária no ano-calendário.

A obrigatoriedade não depende apenas de a empresa ter faturado. Se o CNPJ estava enquadrado no Simples Nacional, a entrega da DEFIS deve ser analisada mesmo quando não houve emissão de notas ou receitas no período.

MEI precisa entregar DEFIS?

Não. O MEI não entrega DEFIS. O Microempreendedor Individual possui uma declaração própria, chamada DASN-SIMEI, usada para informar o faturamento anual do MEI.

Essa é uma diferença importante: empresas ME e EPP optantes pelo Simples Nacional entregam DEFIS; MEI entrega DASN-SIMEI.

Se o MEI for desenquadrado e passar a atuar como ME no Simples Nacional, a rotina fiscal muda. Nesse caso, além da apuração mensal pelo PGDAS-D, a empresa pode passar a ter obrigação de entregar DEFIS.

Qual é o prazo da DEFIS?

O prazo da DEFIS é até o último dia de março do ano seguinte ao ano-calendário declarado. Na prática, a data usual é 31 de março.

Por exemplo, a DEFIS 2026, referente às informações de 2025, deve ser transmitida até 31 de março de 2026.

Antes de entregar a DEFIS, é importante conferir se todos os períodos mensais do PGDAS-D foram apurados corretamente. Pendências ou inconsistências nas apurações mensais podem impedir ou comprometer a entrega da declaração anual.

Empresa sem movimento precisa entregar DEFIS?

Sim. Empresas optantes pelo Simples Nacional sem movimento ou sem faturamento também devem entregar DEFIS, desde que estejam obrigadas por sua condição de ME ou EPP no regime.

Considera-se sem movimento a empresa que não teve atividade operacional, não operacional, financeira ou patrimonial no período. Mesmo assim, a declaração pode ser necessária para formalizar a situação da empresa perante o Fisco.

Nesse caso, a DEFIS deve ser preenchida com informações zeradas ou compatíveis com a realidade do CNPJ. O mais importante é não deixar a obrigação em aberto, porque isso pode gerar impedimentos e pendências no Simples Nacional.

Quais informações entram na DEFIS?

A DEFIS exige informações econômicas, fiscais, societárias e patrimoniais da empresa. Parte dos dados vem da rotina mensal do Simples Nacional, mas outras informações dependem da contabilidade e da organização financeira do CNPJ.

Entre as principais informações exigidas na DEFIS estão:

• receita bruta total do ano-calendário;
• receitas por atividade;
• ganhos de capital;
• quantidade de empregados no início e no fim do período;
• valores pagos aos sócios;
• pró-labore;
• distribuição de lucros;
• despesas da empresa;
• estoque inicial e final, quando aplicável;
• saldo de caixa e bancos;
• dados do ativo imobilizado;
• mudança de endereço, quando houver;
• informações sobre participação societária.

Esses dados devem estar coerentes com notas fiscais, apurações do PGDAS-D, escrituração contábil, extratos bancários e documentos da empresa.

Como preencher a DEFIS?

Para preencher a DEFIS, a empresa deve acessar o PGDAS-D e DEFIS no Portal do Simples Nacional, selecionar a declaração anual e informar os dados referentes ao ano-calendário anterior.

O preenchimento costuma envolver:

1. conferir todas as apurações mensais do PGDAS-D;
2. reunir dados de faturamento do ano;
3. validar informações sobre sócios e rendimentos;
4. conferir distribuição de lucros e pró-labore;
5. informar quantidade de empregados;
6. preencher dados patrimoniais, como caixa, bancos, estoque e ativo imobilizado;
7. revisar inconsistências apontadas pelo sistema;
8. transmitir a declaração;
9. salvar o recibo de entrega.

Como a DEFIS reúne dados fiscais e contábeis, o ideal é que o preenchimento seja feito com apoio da contabilidade, principalmente quando há distribuição de lucros, movimentação bancária relevante, estoque ou alterações societárias.

Como entregar a DEFIS?

A DEFIS é entregue digitalmente pelo sistema PGDAS-D e DEFIS, no Portal do Simples Nacional. O acesso pode ser feito com certificado digital, código de acesso ou por meio de procuração eletrônica, conforme a forma de atuação da empresa e da contabilidade.

O passo a passo geral é:

1. acessar o Portal do Simples Nacional;
2. entrar no sistema PGDAS-D e DEFIS;
3. selecionar a opção da DEFIS;
4. escolher o ano-calendário;
5. conferir as apurações mensais do PGDAS-D;
6. preencher as informações socioeconômicas e fiscais;
7. validar os dados;
8. transmitir a declaração;
9. salvar o recibo de transmissão.

O recibo deve ser arquivado pela empresa, pois comprova que a obrigação anual foi cumprida dentro do prazo.

Qual a relação entre DEFIS e PGDAS?

A DEFIS e o PGDAS-D fazem parte da rotina das empresas do Simples Nacional, mas têm funções diferentes.

Em resumo: o PGDAS-D é usado todos os meses para calcular e declarar o Simples Nacional. A DEFIS é entregue uma vez por ano, consolidando informações da empresa.

DEFIS é a mesma coisa que IRPJ?

Não. DEFIS e IRPJ não são a mesma coisa. A DEFIS é uma obrigação anual das empresas optantes pelo Simples Nacional. Já o IRPJ é um imposto federal apurado conforme o regime tributário da empresa.

Empresas do Simples Nacional pagam o IRPJ dentro do DAS, quando aplicável, junto com os demais tributos do regime. Já empresas do Lucro Presumido e Lucro Real possuem formas próprias de apuração e declaração, como ECF e, em alguns casos, DCTFWeb.

Portanto, a DEFIS é uma declaração informativa do Simples Nacional, enquanto o IRPJ é um tributo.

Multas e consequências da DEFIS em atraso

A entrega da DEFIS fora do prazo pode gerar multa e restrições na rotina fiscal da empresa. A partir das novas regras aplicáveis em 2026, a entrega em atraso fica sujeita à Multa por Atraso na Entrega de Declaração, a MAED.

Além da multa, a falta de entrega da DEFIS pode causar:

• impedimento para transmitir apurações mensais do PGDAS-D;
• atraso na emissão do DAS;
• pagamento de DAS com multa e juros após regularização;
• pendências no Simples Nacional;
• dificuldade para obter certidões de regularidade fiscal;
• restrições em parcelamentos;
• risco de inconsistências em cruzamentos fiscais.

Por isso, mesmo quando a empresa não teve faturamento, a DEFIS deve ser analisada e entregue dentro do prazo, se houver obrigatoriedade.

Erros comuns na DEFIS

Muitos erros na DEFIS acontecem porque a empresa tenta preencher a declaração sem conferir previamente as apurações mensais, a contabilidade e os dados financeiros do ano.

Entre os erros mais comuns estão:

• não conferir todos os meses do PGDAS-D antes da entrega;
• informar distribuição de lucros sem base contábil adequada;
• declarar valores incompatíveis com notas fiscais emitidas;
• errar quantidade de empregados;
• não informar pró-labore corretamente;
• omitir estoque ou ativo imobilizado, quando aplicável;
• confundir DEFIS com declaração do MEI;
• deixar de entregar por achar que empresa sem movimento está dispensada;
• não guardar o recibo de transmissão.

A revisão contábil antes da entrega reduz o risco de divergências e evita retrabalho com retificações.

FAQ - Perguntas Frequentes sobre DEFIS

1) O que é DEFIS?

DEFIS é a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, uma obrigação anual das microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional, exceto MEI.

2) Para que serve a DEFIS?

A DEFIS serve para informar à Receita Federal dados econômicos, fiscais, sociais e patrimoniais da empresa, como receitas, empregados, sócios, lucros distribuídos, estoque e despesas.

3) Quem deve entregar DEFIS?

Devem entregar DEFIS todas as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional, exceto o MEI.

4) Qual é o prazo da DEFIS?

O prazo da DEFIS é até o último dia de março do ano seguinte ao ano-calendário declarado. Em regra, a data é 31 de março.

5) DEFIS 2026 entrega quando?

A DEFIS 2026, referente ao ano-calendário de 2025, deve ser entregue até 31 de março de 2026.

6) MEI entrega DEFIS?

Não. O MEI não entrega DEFIS. O MEI entrega a DASN-SIMEI, que é a declaração anual própria do Microempreendedor Individual.

7) Empresa sem movimento entrega DEFIS?

Sim. Empresas ME e EPP optantes pelo Simples Nacional devem entregar DEFIS mesmo sem movimento ou sem faturamento, quando estiverem obrigadas.

8) Como entregar DEFIS?

A DEFIS é entregue pelo sistema PGDAS-D e DEFIS, no Portal do Simples Nacional, com acesso por certificado digital, código de acesso ou procuração eletrônica.

9) DEFIS e PGDAS são a mesma coisa?

Não. O PGDAS-D é a apuração mensal do Simples Nacional. A DEFIS é a declaração anual de informações socioeconômicas e fiscais da empresa.

10) A DEFIS gera imposto a pagar?

Não diretamente. A DEFIS é uma declaração informativa. Os tributos do Simples Nacional são apurados mensalmente no PGDAS-D e pagos por meio do DAS.

Conclusão

A DEFIS é uma obrigação anual essencial para empresas optantes pelo Simples Nacional. Ela reúne informações socioeconômicas, fiscais e patrimoniais que ajudam a Receita Federal e demais entes federativos a acompanhar a regularidade da empresa.

Mesmo sem gerar imposto diretamente, a DEFIS precisa ser entregue corretamente e dentro do prazo. Atrasos, omissões ou inconsistências podem gerar multa, bloquear rotinas no PGDAS-D e prejudicar a regularidade fiscal do CNPJ.

Para evitar problemas, a empresa deve manter notas fiscais, apurações mensais, dados de sócios, informações de empregados, lucros distribuídos e documentos contábeis bem organizados ao longo do ano.

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