Obrigações acessórias das empresas são declarações, escriturações e informações fiscais, contábeis, previdenciárias e trabalhistas que o CNPJ deve enviar aos órgãos públicos para comprovar sua movimentação, apuração de impostos, faturamento, folha de pagamento e demais dados exigidos pelo Fisco.
Diferente do pagamento de impostos, as obrigações acessórias não representam, necessariamente, o recolhimento direto de tributos. Elas servem para informar à Receita Federal, aos Estados, aos Municípios e aos órgãos trabalhistas como a empresa apurou seus impostos, quais receitas teve, quais retenções sofreu ou realizou e se está cumprindo corretamente suas responsabilidades fiscais.
Este conteúdo faz parte do Guia da Contabilidade da contabilidade.com e reúne as principais declarações que uma empresa precisa conhecer para evitar multas, pendências fiscais e problemas na regularidade do CNPJ.
A lista de obrigações varia conforme o regime tributário, o porte da empresa, a atividade exercida, a existência de funcionários, a emissão de notas fiscais, a apuração de impostos federais, estaduais ou municipais e a forma como a empresa recolhe seus tributos. Por isso, uma empresa do Simples Nacional não entrega exatamente as mesmas declarações de uma empresa do Lucro Presumido ou do Lucro Real.
O que são obrigações acessórias?
Obrigações acessórias são declarações e escriturações que a empresa deve entregar ao Fisco para informar dados sobre faturamento, impostos, notas fiscais, folha de pagamento, retenções, benefícios fiscais, movimentação contábil e outras operações realizadas pelo CNPJ.
Na prática, elas funcionam como uma prestação de contas da empresa aos órgãos públicos. Mesmo que o imposto tenha sido pago corretamente, a falta de entrega da obrigação acessória pode gerar multa, pendência no CNPJ, bloqueio de certidões e até risco de inaptidão cadastral em situações de omissão recorrente.
Entre as obrigações acessórias mais conhecidas estão a DCTFWeb, a EFD-Reinf, o PGDAS-D, a DEFIS, a ECD, a ECF, o SPED Fiscal, o SPED Contribuições, o MIT Receita Federal e a DIRBI.
Qual a diferença entre obrigação principal e obrigação acessória?
A obrigação principal é o pagamento do tributo. Ou seja, quando a empresa recolhe DAS, INSS, FGTS, IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, ISS, ICMS ou outro imposto devido.
Já a obrigação acessória é a entrega da informação. Ela demonstra ao Fisco como aquele imposto foi calculado, quais dados foram utilizados na apuração e quais operações a empresa realizou em determinado período.
| Tipo de obrigação | O que significa | Exemplo |
|---|---|---|
| Obrigação principal | Pagamento do imposto, contribuição ou encargo devido. | Pagamento do DAS, INSS, FGTS, IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, ISS ou ICMS. |
| Obrigação acessória | Entrega de declaração, escrituração ou informação fiscal ao governo. | DCTFWeb, EFD-Reinf, PGDAS-D, DEFIS, ECD, ECF, SPED Fiscal, SPED Contribuições, MIT e DIRBI. |
Isso significa que uma empresa pode pagar o imposto corretamente e, ainda assim, receber multa se deixar de entregar a declaração correspondente. Por isso, controlar apenas os vencimentos de impostos não é suficiente para manter o CNPJ regular.
Quem precisa entregar obrigações acessórias?
Em regra, toda empresa formalizada pode ter obrigações acessórias a cumprir. O que muda é o tipo de declaração exigida, a periodicidade, o órgão responsável e o nível de complexidade.
Uma empresa MEI, por exemplo, possui obrigações mais simples, como a DASN-SIMEI e o controle mensal de receitas. Já uma empresa do Simples Nacional precisa transmitir o PGDAS-D mensalmente e a DEFIS anualmente. Empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real costumam ter uma rotina mais ampla, envolvendo DCTFWeb, MIT, EFD-Reinf, ECD, ECF, SPED Fiscal e SPED Contribuições, conforme o caso.
Além do regime tributário, também influenciam na lista de obrigações:
- a atividade da empresa;
- o município de inscrição;
- o Estado onde a empresa atua;
- a existência de funcionários;
- a emissão de notas fiscais;
- a contratação de serviços com retenção de impostos;
- a venda de produtos ou mercadorias;
- a utilização de benefícios fiscais;
- a apuração de tributos federais, estaduais ou municipais.
Quais são as principais obrigações acessórias das empresas?
As principais obrigações acessórias das empresas são declarações ligadas à Receita Federal, ao Simples Nacional, ao SPED, à folha de pagamento, às retenções tributárias e aos fiscos estaduais e municipais.
| Obrigação acessória | Quem costuma entregar | Periodicidade comum | Finalidade |
|---|---|---|---|
| DASN-SIMEI | MEI | Anual | Informar o faturamento anual do Microempreendedor Individual. |
| PGDAS-D | Empresas do Simples Nacional | Mensal | Apurar o faturamento e gerar o DAS do Simples Nacional. |
| DEFIS | Empresas do Simples Nacional | Anual | Informar dados econômicos, fiscais e societários da empresa optante pelo Simples. |
| DCTFWeb | Empresas obrigadas a declarar débitos previdenciários e federais | Mensal, anual ou conforme o fato gerador | Declarar débitos e créditos tributários federais. |
| EFD-Reinf | Empresas com retenções, serviços tomados/prestados, CPRB e outras situações | Mensal ou por evento | Informar retenções e dados fiscais que complementam o eSocial e a DCTFWeb. |
| MIT Receita Federal | Empresas obrigadas a informar tributos federais na DCTFWeb | Mensal | Incluir tributos federais como IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, IPI, IOF e outros na DCTFWeb. |
| ECD | Empresas obrigadas à escrituração contábil digital | Anual | Substituir os livros contábeis físicos por escrituração digital. |
| ECF | Empresas obrigadas à escrituração fiscal digital | Anual | Informar a apuração do IRPJ e da CSLL. |
| SPED Fiscal | Empresas contribuintes de ICMS e/ou IPI | Mensal | Escriturar documentos fiscais e informações de ICMS/IPI. |
| SPED Contribuições | Empresas obrigadas à escrituração de PIS e Cofins | Mensal | Informar a apuração das contribuições incidentes sobre a receita. |
| DIRBI | Empresas que utilizam benefícios, incentivos, renúncias ou imunidades tributárias específicas | Mensal | Declarar benefícios fiscais utilizados pela empresa. |
Obrigações acessórias do MEI
O MEI possui uma rotina fiscal mais simples, mas isso não significa ausência de obrigações. O Microempreendedor Individual precisa manter o pagamento mensal do DAS-MEI, controlar suas receitas e entregar a declaração anual de faturamento.
DASN-SIMEI
A DASN-SIMEI é a Declaração Anual do Simples Nacional do Microempreendedor Individual. Ela informa o faturamento bruto do MEI no ano anterior e deve ser entregue mesmo que o MEI não tenha tido receita.
O prazo usual de entrega é até 31 de maio de cada ano, referente ao ano-calendário anterior. A falta de envio pode gerar multa e dificultar a regularidade do CNPJ MEI.
Relatório mensal de receitas
Além da declaração anual, o MEI deve manter o controle mensal das receitas, com organização de notas fiscais emitidas e comprovantes de faturamento. Esse controle ajuda a comprovar o limite anual do MEI e evita problemas em caso de fiscalização, desenquadramento ou necessidade de regularização.
Quando o MEI ultrapassa o limite permitido ou passa a exercer atividade não permitida, pode ser necessário avaliar o regime tributário mais adequado para continuar atuando como empresa.
Obrigações acessórias do Simples Nacional
Empresas do Simples Nacional possuem obrigações próprias, especialmente ligadas à apuração mensal do faturamento e à entrega de informações anuais. As principais são o PGDAS-D e a DEFIS.
PGDAS-D
O PGDAS-D é o Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional. É por meio dele que a empresa informa o faturamento mensal, calcula o imposto devido e emite o DAS.
Em geral, a apuração é mensal e deve ser feita até o vencimento do DAS, normalmente no dia 20 do mês seguinte ao período de apuração. Quando não há faturamento, a empresa também precisa informar a ausência de receita no sistema.
DEFIS
A DEFIS é a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais. Ela deve ser entregue pelas empresas optantes pelo Simples Nacional e reúne informações sobre faturamento, quadro societário, distribuição de lucros, empregados e dados econômicos da empresa.
O prazo comum de entrega é até 31 de março do ano seguinte ao ano-calendário declarado. A falta de entrega pode impedir a transmissão regular de apurações futuras e gerar multa por atraso.
Obrigações acessórias do Lucro Presumido e Lucro Real
Empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real normalmente possuem uma rotina fiscal mais complexa. Além de apurar tributos separadamente, precisam entregar declarações que detalham a escrituração contábil, a apuração fiscal, as retenções, a folha de pagamento e os tributos federais.
DCTFWeb
A DCTFWeb é a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Web. Ela centraliza a declaração de débitos tributários federais e recebe informações vindas de sistemas como eSocial, EFD-Reinf e MIT.
EFD-Reinf
A EFD-Reinf é uma escrituração fiscal digital usada para informar retenções, serviços tomados ou prestados, receita bruta em situações específicas, CPRB e outros eventos que complementam o eSocial.
O prazo dos eventos periódicos da EFD-Reinf, salvo exceções como eventos específicos, costuma ser até o dia 15 do mês seguinte ao período de apuração, com antecipação quando não houver expediente bancário.
MIT Receita Federal
O MIT Receita Federal é o Módulo de Inclusão de Tributos da DCTFWeb. A partir do período de apuração de janeiro de 2025, o MIT passou a ser usado para informar tributos como IRPJ, IRRF, IPI, IOF, CSLL, PIS/Pasep, Cofins, Cide, Condecine e outros débitos federais.
Na prática, o MIT tornou a DCTFWeb uma obrigação ainda mais central na rotina fiscal das empresas, especialmente para negócios do Lucro Presumido e do Lucro Real. Para fatos geradores a partir de 1º de janeiro de 2025, débitos antes declarados na DCTF PGD passaram a ser declarados na DCTFWeb.
ECD
A ECD, ou Escrituração Contábil Digital, substitui os livros contábeis físicos por arquivos digitais transmitidos ao SPED. Ela reúne informações como Livro Diário, Livro Razão, balanço patrimonial, demonstrações contábeis e demais registros exigidos.
ECF
A ECF, ou Escrituração Contábil Fiscal, informa a apuração do IRPJ e da CSLL. Ela substituiu a antiga DIPJ e é uma das principais obrigações anuais das empresas do Lucro Presumido e Lucro Real.
Obrigações acessórias do SPED
O SPED, Sistema Público de Escrituração Digital, reúne diferentes escriturações fiscais e contábeis. Ele permite que os fiscos federal, estaduais e municipais cruzem dados eletrônicos sobre notas fiscais, tributos, contabilidade e movimentação da empresa.
SPED Fiscal
O SPED Fiscal, também conhecido como EFD ICMS/IPI, é uma escrituração digital voltada principalmente a empresas contribuintes de ICMS e/ou IPI.
Ele registra documentos fiscais, entradas, saídas, apuração de ICMS, apuração de IPI, inventário e demais informações exigidas pelo Fisco estadual e federal.
SPED Contribuições
O SPED Contribuições, ou EFD-Contribuições, é usado para escriturar a apuração de PIS/Pasep e Cofins, além de outras informações relacionadas às contribuições incidentes sobre a receita.
Essa obrigação é comum para empresas fora do Simples Nacional e exige atenção ao regime de apuração, créditos permitidos, receitas tributadas, receitas com alíquota zero, isenções e operações específicas.
DIRBI: obrigação acessória sobre benefícios fiscais
A DIRBI é a Declaração de Incentivos, Renúncias, Benefícios e Imunidades de Natureza Tributária.
Ela deve ser entregue por empresas que usufruem determinados benefícios fiscais federais. O objetivo é permitir que a Receita Federal acompanhe quais empresas utilizam incentivos, renúncias, imunidades ou benefícios tributários e quais valores estão envolvidos.
Para os meses a partir de 2025, a regra geral indicada pela Receita Federal é entregar a DIRBI até o dia 20 do segundo mês seguinte ao período de apuração. :contentReference[oaicite:3]{index=3}
Calendário das principais obrigações acessórias
Os prazos podem mudar conforme legislação, calendário oficial, feriados, regime tributário e tipo de obrigação. Por isso, a empresa deve acompanhar a agenda tributária oficial e manter uma rotina contábil organizada.
| Obrigação | Periodicidade comum | Prazo usual | Regime mais comum |
|---|---|---|---|
| DASN-SIMEI | Anual | Até 31 de maio | MEI |
| PGDAS-D | Mensal | Até o vencimento do DAS, geralmente dia 20 | Simples Nacional |
| DEFIS | Anual | Geralmente até 31 de março | Simples Nacional |
| EFD-Reinf | Mensal ou por evento | Geralmente até o dia 15 do mês seguinte | Lucro Presumido, Lucro Real e empresas obrigadas |
| DCTFWeb | Mensal, anual ou por evento | Conforme regras vigentes da Receita Federal | Empresas obrigadas à declaração de débitos federais |
| MIT | Mensal | Integrado à DCTFWeb | Lucro Presumido e Lucro Real, conforme obrigação |
| SPED Fiscal | Mensal | Conforme legislação estadual | Empresas com ICMS/IPI |
| SPED Contribuições | Mensal | Conforme regras da EFD-Contribuições | Empresas obrigadas a declarar PIS/Cofins |
| ECD | Anual | Conforme calendário do SPED | Empresas obrigadas à escrituração contábil digital |
| ECF | Anual | Conforme calendário do SPED | Empresas obrigadas à escrituração fiscal |
| DIRBI | Mensal | Até o dia 20 do segundo mês seguinte à apuração, conforme regra vigente | Empresas que utilizam benefícios fiscais específicos |
Quais são as multas por atraso nas obrigações acessórias?
As multas por atraso nas obrigações acessórias variam conforme a declaração, o regime tributário, o porte da empresa, a existência de movimento e o tipo de omissão. Em muitos casos, a multa é gerada automaticamente após a entrega em atraso.
De forma geral, podem existir:
- multa mínima por atraso na entrega;
- multa calculada por mês-calendário ou fração;
- multa sobre o valor dos tributos informados;
- multa por informações incorretas ou omitidas;
- impedimento de emissão de certidão negativa;
- intimações fiscais por omissão de declaração;
- risco de restrição ou inaptidão do CNPJ em casos graves e recorrentes.
No caso da DIRBI, por exemplo, a Receita Federal informa que a pessoa jurídica que deixar de apresentar a declaração ou apresentar em atraso está sujeita à multa prevista na Instrução Normativa RFB nº 2.198/2024. :contentReference[oaicite:4]{index=4}
Em outras declarações, a multa pode ter valor mínimo e também percentual sobre tributos informados. Por isso, mesmo empresas sem faturamento precisam ter atenção: CNPJ sem movimento não significa CNPJ sem obrigação.
O que acontece se a empresa não entregar as obrigações acessórias?
Quando a empresa deixa de entregar obrigações acessórias, ela pode acumular multas, pendências fiscais e restrições que afetam a regularidade do CNPJ.
Entre as consequências mais comuns estão:
- multa por atraso na entrega da declaração;
- notificação ou intimação da Receita Federal;
- pendência no e-CAC;
- impedimento para emitir CND ou CPEN;
- dificuldade para participar de licitações;
- problemas para obter crédito bancário;
- risco de exclusão do Simples Nacional, quando houver débitos ou irregularidades;
- risco de CNPJ inapto em caso de omissões recorrentes.
Para empresas prestadoras de serviços, isso pode afetar diretamente a emissão de notas fiscais, a contratação por clientes maiores e a comprovação de regularidade fiscal.
Como saber quais obrigações acessórias minha empresa precisa entregar?
Para saber quais obrigações acessórias sua empresa precisa entregar, é necessário analisar o regime tributário, CNAE, município, Estado, faturamento, folha de pagamento, tipo de nota fiscal emitida, tributos devidos e existência de retenções ou benefícios fiscais.
Um prestador de serviços no Simples Nacional, por exemplo, pode ter uma rotina concentrada em PGDAS-D, DEFIS, emissão de notas fiscais e obrigações trabalhistas, se tiver funcionários. Já uma empresa no Lucro Presumido pode ter DCTFWeb, MIT, EFD-Reinf, ECD, ECF e outras declarações, conforme sua atividade.
A escolha do regime tributário influencia diretamente a rotina fiscal. Por isso, além de saber quanto a empresa paga de imposto, é importante entender quais declarações ela terá que entregar ao longo do ano.
Como evitar multas e pendências fiscais?
A melhor forma de evitar multas por obrigações acessórias é manter uma rotina fiscal organizada. Isso envolve controle de notas fiscais, apuração mensal de impostos, envio correto de documentos à contabilidade e acompanhamento dos prazos oficiais.
Algumas boas práticas são:
- manter todas as notas fiscais emitidas e recebidas organizadas;
- enviar extratos, comprovantes e documentos contábeis no prazo;
- acompanhar mensalmente a situação fiscal no e-CAC;
- conferir se declarações sem movimento também precisam ser enviadas;
- validar retenções em notas fiscais de serviços tomados e prestados;
- revisar o enquadramento tributário da empresa;
- contar com uma contabilidade especializada no tipo de atividade da empresa.
Uma contabilidade bem estruturada ajuda a identificar obrigações antes do vencimento, evitar atrasos, corrigir inconsistências e manter o CNPJ regular para emitir notas, contratar, receber e crescer com segurança.
FAQ - Perguntas Frequentes sobre obrigações acessórias das empresas
1) O que são obrigações acessórias?
Obrigações acessórias são declarações, escriturações e informações que a empresa entrega ao Fisco para comprovar sua movimentação fiscal, contábil, trabalhista e previdenciária.
2) Qual a diferença entre imposto e obrigação acessória?
O imposto é a obrigação principal, ou seja, o valor que a empresa deve pagar. A obrigação acessória é a declaração enviada ao governo para informar como aquele imposto foi apurado ou quais operações a empresa realizou.
3) Toda empresa precisa entregar obrigações acessórias?
Sim. Toda empresa formalizada pode ter obrigações acessórias. O tipo de declaração varia conforme o regime tributário, atividade, faturamento, localização e estrutura da empresa.
4) Empresa sem movimento precisa entregar declaração?
Em muitos casos, sim. Mesmo sem faturamento, a empresa pode precisar transmitir declarações zeradas ou sem movimento para evitar multa e pendências fiscais.
5) Quais obrigações acessórias existem no Simples Nacional?
As principais obrigações do Simples Nacional são o PGDAS-D, entregue mensalmente para apuração do DAS, e a DEFIS, entregue anualmente com informações econômicas e fiscais da empresa.
6) O que é DCTFWeb?
DCTFWeb é a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Web. Ela reúne débitos tributários federais e recebe informações de sistemas como eSocial, EFD-Reinf e MIT.
7) O que é EFD-Reinf?
EFD-Reinf é uma escrituração fiscal digital usada para informar retenções, serviços tomados ou prestados, CPRB e outros eventos que complementam o eSocial e a DCTFWeb.
8) O que é MIT Receita Federal?
MIT Receita Federal é o Módulo de Inclusão de Tributos da DCTFWeb. Ele é usado para informar tributos federais que passaram a ser declarados dentro da DCTFWeb, como IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, IPI e outros.
9) O que acontece se atrasar uma obrigação acessória?
A empresa pode receber multa por atraso, ficar com pendência fiscal, ter dificuldade para emitir certidões e, em casos recorrentes, sofrer restrições no CNPJ.
10) Como saber se minha empresa tem obrigações em atraso?
A consulta pode ser feita nos canais oficiais, como e-CAC, Simples Nacional, prefeitura, Secretaria da Fazenda estadual e sistemas contábeis. O ideal é que um contador revise a situação fiscal do CNPJ.
Conclusão
As obrigações acessórias das empresas são parte essencial da rotina de qualquer CNPJ. Elas não representam apenas burocracia: são a forma como o Fisco acompanha faturamento, impostos, retenções, folha de pagamento, benefícios fiscais e escrituração contábil.
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Se você precisa organizar a rotina fiscal da sua empresa, regularizar declarações em atraso ou entender quais obrigações seu CNPJ precisa cumprir, consulte um contador especializado.
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