Se você está pensando em abrir uma empresa ou deseja começar a emitir notas fiscais eletrônicas, já deve ter se deparado com a necessidade de obter um certificado digital.
Com um certificado digital você garante a sua segurança e ainda conta com toda a praticidade de poder realizar diversos serviços à distâncias, assim como assinar documentos, estando em qualquer lugar do mundo, que possuam a mesma validade legal se tivesse sido assinado presencialmente e em um cartório.
Tudo isso de forma prática, ágil, completamente segura e com uma grande redução de custos.
O certificado digital é uma forma de adicionar praticidade no seu dia a dia, mas em alguns casos ele se torna não apenas uma facilidade, como também obrigatório por toda a segurança que ele promove para transações de empresas e negócios.
Continue lendo para entender melhor desse assunto, saber quem precisa obrigatoriamente possuir um certificado digital e quais são todas as funções que ele cumpre, assim como suas vantagens. [toc]
Quem precisa de um certificado digital?
Basicamente, toda empresa que emite notas fiscais precisa, obrigatoriamente, ter um certificado digital para poder fazer isso.
Ou seja, se você está pensando em abrir uma empresa na modalidade de Lucro Presumido ou Lucro Real, em que você tem a obrigação de sempre emitir as notas fiscais, saiba que você precisa ter um certificado digital para poder fazer isso.
No caso do MEI, como não é obrigatório a emissão de uma nota fiscal quando você presta serviços ou vende produtos para pessoas físicas, não se torna necessariamente obrigatório possuir um certificado digital.
No entanto, alguns clientes podem solicitar a emissão da NF-e ou, então, se você vender ou prestar serviços para empresas se torna obrigatório emitir a nota fiscal, e para tudo isso é necessário ter um certificado digital.Quem precisa de um
Para quem é MEI pode haver algumas exceções ou regras específicas, de acordo com o lugar em que você mora. Para isso é importante buscar as informações corretas na Prefeitura da sua cidade de atuação, onde você tem o MEI registrado.
Se você já conta com um serviço profissional de contabilidade que te ajuda nas questões burocráticas e tributárias, você pode contar com esse suporte para auxiliar nessas questões e tudo fica bem mais fácil.
Mas se você já está pensando que a necessidade de ter um cerificado digital se trata de uma burocracia desnecessária, não se preocupe!
O Certificado Digital tem se tornado cada vez mais popular e, inclusive, mais desejado. Não somente empresas o emitem, como também muitas pessoas têm buscado possui seu certificado de pessoa física.
Isso se deve porque ele promove diversas facilidades, especialmente para a vida dos empreendedores.
Vamos explicar melhor para que ele serve e como ele pode facilitar a sua vida!
O que é um certificado digital e para que serve?
Da mesma forma que sua identidade e o seu CPF funcionam como um documento de identificação para você fazer qualquer coisa, como assinar documentos no cartório, o certificado digital é um documento que garante a autenticação de assinaturas por meio digital.
Imagine que você queira fechar negócios à distância e para isso não quer enviar e receber documentos autenticados através dos Correios – ou, pior ainda, não quer precisar viajar apenas para fazer isso.
Como seria possível resolver essa situação?
Assinando um documento à distância e autenticando através de uma assinatura digital válida você obtém toda a validade jurídica e legal necessária para uma documentação – e você pode fazer isso estando em qualquer lugar do mundo.
E mesmo que você não queira realizar operações à distância, o uso do seu certificado digital é muito válido para ajudar na praticidade do dia a dia, considerando que você pode assinar documentos sem precisar passar por todo o processo de ir aos cartórios e pegar filas apenas para autenticar e ter uma documentação com validade legal.
Você pode fazer tudo isso do seu computador, no seu escritório.
Utilizando o seu certificado digital, você pode realizar assinaturas de documentos e autenticar transações online. Tudo isso com a segurança de que os seus documentos digitais passam a ter validade perante a lei.
Esse é um sistema que já existe no Brasil desde 2001 e é protegido por uma alta segurança criptografada.
Para completa essa lista de vantagens de possuir um certificado digital, precisamos ressaltar que ele realmente é seguro e confiável e, inclusive, é uma das melhores formas de você evitar fraudes de assinaturas.
Por isso, muitas pessoas recorrem a esse meio mesmo quando não têm a obrigação de possuir um certificado digital.
Porque sou obrigado a utilizar um Certificado Digital?
O certificado digital surgiu com uma função: trazer segurança para as transações online. Dessa forma, ele foi criado com o intuito de facilitar a rotina de pessoas físicas e jurídicas e promover mais segurança de dados.
Com um certificado digital você ganha agilidade de diversos processos, além de também contar com a redução de custos – tendo em vista que não precisa mais autenticar diversos documentos para garantir sua validade.
Mas o fator principal está em toda a segurança que realmente um Certificado Digital promove.
E como praticamente tudo que fazemos hoje é através de meios digitais, é extremamente compreensível que o certificado digital se torne uma obrigatoriedade para garantir a nossa própria segurança e validação de diversos procedimentos que realizamos por meios digitais.
Como já falamos, você é obrigado a possui um certificado digital para emitir uma NF-e, mas ele não serve apenas para isso.
Empresas que possuem mais de 5 funcionários, inclusive empresas que estão na modalidade de Simples Nacional, precisam ter um Certificado Digital para poder fazer todos os demonstrativos e recolhimento do FGTS.
Possuir um Certificado Digital também se torna necessário para cumprir outras tarefas relacionadas a pagamentos de tributos.
Além disso, em alguns outros casos, possuir um Certificado Digital se torna obrigatório, pois ele é necessário para realizar a entrega da RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) e também para fornecer registros na Caged, em caso de empresas que possuem mais de 20 funcionários.
Ou seja, ele cumpre com diversas funções que vão além de emitir a nota fiscal e assinar documentos digitais. O Certificado Digital é a forma de garantir a segurança de todas as suas operações digitais e evitar fraudes com o seu nome ou o da sua empresa.
O que é preciso para ter um certificado digital?
Tanto pessoas físicas, quanto pessoas jurídicas podem ter um certificado digital, que são chamados de e-CPF e e-CNPJ.
Os certificados digitais são gerados pelas instituições regulamentas pelo ICP-Brasil, essas instituições são chamadas de Autoridades Regulamentadoras e estão presentes em todo o território nacional.
Existem diversos tipos de ARs, e algumas funcionam para demandas específicas, como a AR Defesa, que emite certificados apenas a Marinha do Brasil, Ministério da Defesa, Aeronáutica e Exército.
Para conferir quais são as autoridades, acesse esse link do ICP e confira a relação completa, assim você poderá escolha a melhor que se adequar para o que você precisa.
O processo de emitir um certificado digital pode ser um tanto burocrático, embora não seja extremamente complicado.
No entanto, se você está no processo de abrir a sua empresa e começar a emitir as suas notas fiscais eletrônicas, vale a pena contar com uma ajuda especializada que pode te auxiliar em todo esse processo, inclusive para emitir o seu certificado.
Para empreendedores de negócios digitais, vale muito a pena contar com um serviço de contabilidade online, que possui mais praticidade e pode te ajudar em todos os procedimentos necessários mesmo à distância.
Para emissão de um certificado digital, é necessário entender que, na verdade, existem diferentes categorias de certificados que cumprem com funções diferentes.
Além disso, há uma diferença também do tempo de validade de cada certificado e a forma de armazenamento e uso do certificado também funciona diferente, de acordo com o tipo de certificado que você escolhe emitir.
Obviamente, essa escolha também afetará no quanto você vai pagar. Um certificado digital pode custar de R$150 a mais de R$300, dependendo tanto da categoria, quanto do lugar no qual você escolhe emitir.
E tudo isso pode ser bem analisado e balanceado com um serviço de contabilidade que te ajudará a entender exatamente o que você procura e como você pode fazer todo esse procedimento de forma segura e sem gastos desnecessários.
Assim, você consegue emitir o seu Certificado Digital de modo descomplicado e escolhendo exatamente aquilo que você ou a sua empresa precisa.
A ContabilidadeOnline é uma empresa de contabilidade online que presta serviços a empreendedores de diversas modalidades (MEI, Lucro Presumido e Simples Nacional) em todas as suas necessidades contábeis e tributárias.
Atendemos em mais de 1.300 cidades brasileiras de forma 100% online. Na Contabilidade.com você conta com um time composto por mais de 30 especialistas na área e um suporte para te ajudar em tudo aquilo que você precisa no processo de abrir sua empresa e se manter em dia com todas as suas obrigações tributárias.
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E se você está precisando emitir o seu certificado digital, fica tranquilo e conta com a gente!
