O extrato bancário é um dos documentos mais importantes para a contabilidade da empresa. Ele registra todas as movimentações realizadas na conta PJ e ajuda o contador a identificar receitas, despesas, transferências, impostos, tarifas bancárias e demais operações financeiras.
Organizar corretamente os extratos bancários reduz erros contábeis, facilita a conciliação bancária e evita dúvidas sobre a origem dos recebimentos e pagamentos realizados pela empresa.
Este conteúdo faz parte do pilar Conta PJ: guia completo para movimentar e organizar as finanças da sua empresa e também integra o Guia da Contabilidade.
Você verá neste artigo
- O que é extrato bancário para contabilidade
- Por que o contador solicita extratos bancários
- Como baixar o extrato da conta PJ
- PDF ou OFX: qual formato enviar?
- Como organizar extratos para a contabilidade
- Quais documentos devem acompanhar o extrato
- Erros mais comuns
- Extrato bancário e conciliação bancária
- FAQ
O que é extrato bancário para contabilidade?
O extrato bancário é o relatório emitido pela instituição financeira contendo todas as movimentações realizadas em uma conta durante determinado período.
Para a contabilidade, ele funciona como uma das principais fontes de conferência das movimentações financeiras da empresa.
Nele aparecem:
- Pix recebidos e enviados;
- TEDs e transferências;
- boletos pagos e recebidos;
- tarifas bancárias;
- pagamentos de impostos;
- compras no cartão empresarial;
- aplicações e resgates financeiros;
- saques e depósitos.
Por que o contador solicita extratos bancários?
O extrato permite validar se as movimentações financeiras estão compatíveis com as notas fiscais, recibos, comprovantes e demais documentos enviados pela empresa.
Ele ajuda a identificar:
- receitas não registradas;
- despesas sem documentação;
- Pix sem identificação;
- transferências entre contas;
- retiradas de sócios;
- tarifas bancárias;
- movimentações que precisam de classificação contábil.
Como baixar o extrato da conta PJ
Atualmente quase todos os bancos permitem a emissão do extrato pelo aplicativo ou internet banking.
O ideal é baixar o extrato mensalmente, logo após o encerramento do mês.
Normalmente existem dois formatos disponíveis:
- PDF;
- OFX.
PDF ou OFX: qual formato enviar?
| Formato | Quando usar | Vantagem |
|---|---|---|
| Conferência visual | Leitura simples | |
| OFX | Importação em sistemas financeiros | Automação e conciliação mais rápida |
Quando disponível, o arquivo OFX costuma facilitar a integração com sistemas financeiros e processos de conciliação bancária.
Para entender melhor esse processo, veja conciliação bancária: o que é e como fazer.
Como organizar extratos para a contabilidade
Uma rotina simples pode evitar retrabalho e dúvidas durante o fechamento contábil.
- Baixe o extrato completo do mês.
- Salve os arquivos em uma pasta identificada pelo mês e ano.
- Separe os comprovantes relevantes.
- Identifique Pix recebidos sem descrição clara.
- Informe transferências entre contas da própria empresa.
- Envie o material ao contador dentro do prazo combinado.
Quais documentos devem acompanhar o extrato?
Dependendo da movimentação financeira, o contador pode precisar de documentos complementares.
- notas fiscais emitidas;
- notas fiscais de fornecedores;
- comprovantes de Pix;
- comprovantes de TED;
- guias de impostos;
- contratos;
- recibos;
- comprovantes de empréstimos ou financiamentos.
Se houver pagamentos por Pix, veja também comprovante Pix: onde encontrar e como emitir.
Erros mais comuns ao enviar extratos para a contabilidade
- enviar apenas parte do mês;
- misturar conta PF e PJ;
- não informar transferências entre contas próprias;
- não identificar Pix recebidos;
- esquecer aplicações financeiras;
- não enviar comprovantes de pagamentos relevantes;
- deixar meses sem movimentação sem enviar o extrato correspondente.
Um dos maiores problemas ocorre quando o empresário utiliza a mesma conta para despesas pessoais e empresariais.
Para evitar esse cenário, veja como separar dinheiro pessoal e empresarial.
Extrato bancário e conciliação bancária
O extrato bancário é a base da conciliação bancária.
Sem ele, não é possível confirmar se os valores registrados internamente realmente entraram ou saíram da conta da empresa.
Empresas que realizam a conciliação regularmente costumam ter mais controle financeiro, menos erros contábeis e maior previsibilidade de caixa.
Leia também:
- Conciliação bancária: o que é e como fazer
- Pix para empresas: como funciona e quais os cuidados
- Quanto tempo demora uma TED e um Pix
- Open Finance para empresas: vantagens e riscos
FAQ - Perguntas frequentes sobre extrato bancário para contabilidade
Extrato bancário é obrigatório para a contabilidade?
Não em todos os casos, mas ele é um dos principais documentos para conferência das movimentações financeiras da empresa.
Posso enviar apenas PDF?
Sim. Porém, quando o banco disponibiliza OFX, esse formato costuma facilitar processos de conciliação.
Preciso enviar extrato mesmo sem movimentação?
Sim. O contador pode precisar comprovar a ausência de movimentações naquele período.
Posso usar conta pessoal para movimentar a empresa?
Não é recomendado. Isso dificulta a contabilidade, a conciliação e o controle financeiro.
Pix aparece no extrato bancário?
Sim. Pix recebidos e enviados aparecem normalmente no extrato da conta bancária.
Conclusão
O extrato bancário é um dos documentos mais importantes para manter a contabilidade organizada e garantir que todas as movimentações financeiras da empresa sejam registradas corretamente.
Quanto mais organizada estiver a rotina de envio de extratos, comprovantes e documentos financeiros, mais simples será o processo de conciliação bancária, fechamento contábil e acompanhamento dos resultados da empresa.
Continue sua leitura no pilar Conta PJ: guia completo para movimentar e organizar as finanças da sua empresa.
