As declarações mensais e anuais são parte importante da administração das empresas, pois elas se caracterizam como responsabilidades fiscais.
No caso de empresas optantes pelo Simples Nacional, o regime para declarações é reduzido e simplificado. Mesmo assim, falaremos sobre quais são as declarações do Simples Nacional em detalhes.
Saiba que realizar as declarações obrigatórias é fundamental para manter sua empresa em dia com as responsabilidades fiscais.
Omitir ou atrasar as declarações é um grande erro que pode levar à penalizações. Por isso, veja a seguir quais são as declarações para empresas optantes pelo Simples Nacional.
1. Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS)
A DEFIS ou Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais é uma declaração anual que toda empresa optante pelo Simples Nacional precisa realizar.
Basicamente, a DEFIS informa aos órgãos fiscais todas as atividades realizadas pela empresa ao longo do ano de apuração. Isso inclui as receitas e os impostos durante o período. A declaração deve ter as seguintes informações:
- Identificação dos sócios e suas participações na empresa;
- Rendimentos dos sócios e pró-labores;
- Quantidade de empregados no início e final do ano de apuração;
- Saldo das contas bancárias no início e final do ano de apuração;
- Despesas do ano de apuração.
As empresas optantes pelo Simples Nacional precisam realizar essa declaração anualmente, até o dia 31 de março. Lembrando que os dados registrados são sempre do ano anterior ao que está sendo realizada a declaração.
2. Declaração mensal no site do Simples Nacional
Outra declaração importante é a declaração mensal no site do Simples Nacional. Essa declaração é realizada mensalmente e tem como finalidade contabilizar os impostos gerados ao longo do mês anterior.
Além disso, é preciso informar o faturamento gerado, a natureza das atividades e a tributação aplicada em cada uma delas.
Após realizar a declaração, é gerado o DAS (Documento de Arrecadação do Simples) para que os impostos sejam recolhidos corretamente.
3. Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
A Relação Anual de Informações Sociais ou RAIS é uma declaração anual sobre informações geradas pelos empregados da empresa na folha de pagamentos.
Ela é obrigatória mesmo para as empresas que não possuíam empregados no período de apuração. No caso de empresas que não tiveram manutenção de contratos de trabalho, ou seja, não tiveram nenhum empregado, é realizada a RAIS Negativa.
4. Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
Essa declaração é obrigatória quando há a contratação ou demissão de um funcionário no mês anterior. Por isso, o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, o CAGED, tem como finalidade registrar a admissão e demissão de funcionários no mês de apuração.
5. Declaração de Imposto Retido na Fonte (DIRF)
A DIRF, que é a Declaração de Imposto Retido na Fonte, trata-se de uma declaração anual onde todas as empresas optantes pelo Simples Nacional são obrigadas a declarar.
Essa declaração anual é responsável por informar as retenções de imposto de renda realizadas ao longo do período de apuração que ocorreram os pagamentos e recebimentos. A declaração deve incluir todas as retenções, inclusive de pessoas físicas (funcionários) e de pessoas jurídicas (no caso de retenções em transações entre empresas).
6. Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP)
O Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social, também chamado de GFIP, é uma declaração mensal para empresas que optam pelo Simples Nacional. Ela tem como finalidade informar os vínculos empregatícios mantidos no mês de apuração, assim como suas remunerações, recolhimentos destinados ao Fundo de Garantia e contribuições previdenciárias.
No entanto, saiba que essa é uma obrigação para todas as empresas, mesmo aquelas que não possuíam empregados no mês de apuração. Nesse caso, o GFIP será apenas declaratório.
7. eSocial
Lançado recentemente, o eSocial é um sistema inovador desenvolvido a partir de um projeto do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). O eSocial é um sistema com inúmeras funcionalidades diferentes, mas ele tem como finalidade principal integrar várias obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, tudo em uma única declaração. Essa é uma declaração obrigatória para empresas optantes pelo Simples Nacional.
8. Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD Reinf)
A Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD Reinf) é um complemento do eSocial. Por isso, também faz parte do SPED. A EFD Reinf é uma declaração obrigatória que visa declarar as retenções de contribuintes, incluindo a receita bruta ao longo do período para apurar as contribuições previdenciárias substituídas. Trata-se de uma declaração que se divide em diferentes grupos. Veja a seguir mais detalhes.
- Grupo 1: são empresas que possuem receita bruta maior que R$ 78 milhões e que devem realizar a declaração até 1º de maio.
- Grupo 2: são as demais entidades empresariais, devendo realizar a declaração até o dia 10 de janeiro.
- Grupo 3: são empresas optantes pelo Simples Nacional, empregadores de pessoa física, entidades sem fins lucrativos e produtores rurais que empregam pessoa física, devem declarar até o dia 10 de julho.
- Grupo 4: são organizações internacionais e órgãos públicos, que possuem data fixada pela RFB para emitir a declaração.
A declaração EFD Reinf é realizada a partir de uma série de informações diferentes. Por isso, é preciso ter em mãos várias informações sobre a empresa. Além disso, é preciso fazer a declaração em formato XML. Cada informação registrada para essa declaração é chamada de evento e cada evento possui um código diferente. Veja a seguir alguns deles.
Registro R-1000
Caracteriza-se pelas informações do contribuinte, ou seja, dados cadastrais, regime tributário da empresa, apuração de contribuições e retenções devidas, entre outros dados.
Registro R-1070
É a tabela de processos administrativos judiciais. Neste evento devem ser informados os processos judiciais e administrativos da empresa, desde que exerçam influência na escrituração das notas fiscais ou no cumprimento de obrigações tributárias principais e acessórias. É preciso informar o número do processo, o tipo, a validade, entre outros dados complementares.
Registro R-2010
Trata-se dos dados sobre retenção e contribuição previdenciária para os tomadores de serviço. Deve ser informado as notas fiscais relativas à tomada de serviço, considerando a data e competência. Todas essas informações devem ser colocadas corretamente. Caso alguma nota tenha sido perdida, é preciso enviar posteriormente um arquivo de retificação informando determinada nota, já que o Fisco só aceita eventos com as informações corretas.
9. Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTFWeb)
Por fim, a última declaração obrigatória para optantes pelo Simples Nacional é a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais, a chamada DCTFWeb. Trata-se de uma declaração sobre contribuições realizadas para o INSS e outras entidades, fundos, entre outras coisas. Essa declaração recebe informações do eSocial e também da EFD Reinf, por isso, é fácil de declarar.
A DCTWeb deve ser entregue em agosto, para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões, em abril, para as demais empresas, em julho para as optantes pelo Simples Nacional e em outubro, os demais sujeitos não incluídos nas categorias anteriores.
No entanto, para realizar essa declaração é importante que a EFD Reinf e o eSocial já estejam implantados na empresa. Afinal, essa declaração utiliza dados desses dois sistemas, como já mencionamos.
Declarações obrigatórias para quem é MEI
Quem é MEI também é optante pelo Simples Nacional. No entanto, há algumas diferenças em relação à obrigatoriedade das declarações. As declarações obrigatórias para quem é MEI são: DASN-SIMEI e o Imposto de Renda de Pessoa Física.
O DASN-SIMEI é gratuito, pago até o dia 31 de maio de cada ano. Trata-se de uma declaração anual que pode ter uma multa de R$ 50,00 ou de 2% em relação ao mês-calendário, caso seja entregue com atraso. Além disso, sem a declaração do DASN-SIMEI o empreendedor não pode gerar o DAS.
Já o IRPF é uma obrigação de toda pessoa física que se enquadre nos requisitos previstos para a obrigatoriedade da declaração.
Além dessas declarações, se o MEI contratar um funcionário é preciso declarar o GFIP e a Guia do FGTS. Nesse caso, também é necessário realizar as mesmas declarações para quem possui empregados, como registro de admissão ou demissão no CAGED, RAIS, SEFIP e até enquadramento sindical, dependendo da área de atuação.
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