Impostos retidos são tributos descontados do pagamento de uma operação para serem recolhidos diretamente ao governo pelo responsável definido na legislação. Na prestação de serviços entre empresas, essa responsabilidade muitas vezes fica com o tomador, ou seja, quem contratou o serviço.
Na prática, isso explica por que uma empresa pode emitir uma nota fiscal de R$ 1.000 e receber menos do que esse valor. Uma parte pode ter sido retida para pagamento de tributos.
Entre os impostos e contribuições que podem aparecer nas retenções de serviços estão IRRF, ISS, INSS, PIS/Pasep, Cofins e CSLL. Porém, nem todos são aplicáveis a qualquer prestação de serviços.
A existência da retenção depende de fatores como atividade realizada, tipo de contratação, valor da operação, localização das empresas e regime tributário.
Neste artigo você verá:
- O que são impostos retidos?
- Como funciona a retenção de impostos?
- Exemplo de imposto retido na fonte
- Quais impostos podem ser retidos?
- Quem paga os impostos retidos?
- O que acontece com o imposto retido para o prestador?
- Simples Nacional tem impostos retidos?
- FAQ - Perguntas Frequentes sobre impostos retidos
O que são impostos retidos?
Impostos retidos são valores tributários cujo recolhimento é realizado na fonte, antes que todo o dinheiro da operação seja entregue ao prestador.
Em uma prestação de serviços sem retenção, a empresa recebe o valor da nota fiscal e posteriormente realiza a apuração e o pagamento dos seus tributos.
Quando existe retenção na fonte, a dinâmica muda.
O tomador pode descontar parte do pagamento e recolher aquele valor ao governo, desde que a legislação atribua a ele essa responsabilidade.
Por isso, podemos ter três valores diferentes em uma mesma operação:
- valor bruto: preço total do serviço;
- valor dos impostos retidos: parcela destinada aos tributos;
- valor líquido: quanto efetivamente será pago ao prestador.
Para conhecer todas as regras, consulte nosso guia completo sobre retenção de impostos na nota fiscal de serviços.
Como funciona a retenção de impostos?
Para entender a retenção, primeiro precisamos diferenciar duas figuras:
Prestador: quem executa o serviço.
Tomador: quem contrata o serviço.
Quando determinada operação está sujeita à retenção e a responsabilidade é atribuída ao tomador, ele desconta o tributo do pagamento que faria ao prestador e realiza o recolhimento conforme as regras daquele imposto.
Isso significa que o valor recebido pelo prestador pode ser menor que o valor bruto informado na nota fiscal.
O fluxo simplificado é:
- o prestador realiza o serviço;
- é emitida a nota fiscal;
- são identificados os impostos sujeitos à retenção;
- o tomador desconta os valores pelos quais é responsável;
- o prestador recebe o valor líquido;
- os tributos retidos são recolhidos ao Fisco.
É importante lembrar que as regras e o momento da retenção variam conforme o tributo.
Exemplo de imposto retido na fonte
Imagine uma empresa que prestou um serviço no valor de R$ 1.000.
Suponha, apenas para facilitar o exemplo, que essa operação esteja sujeita a uma retenção de 1,5%.
| Descrição | Valor |
|---|---|
| Valor bruto do serviço | R$ 1.000,00 |
| Retenção de 1,5% | R$ 15,00 |
| Valor líquido recebido | R$ 985,00 |
Nesse exemplo, o prestador não recebe os R$ 1.000 integralmente. Recebe R$ 985, enquanto os R$ 15 correspondentes à retenção recebem o tratamento determinado pela legislação tributária.
Isso não significa que qualquer serviço de R$ 1.000 tenha retenção de 1,5%. O percentual foi utilizado apenas para demonstrar como funciona o mecanismo.
Quais impostos podem ser retidos?
Nas prestações de serviços, diferentes tributos podem estar sujeitos à retenção.
| Tributo | O que significa | Âmbito |
|---|---|---|
| IRRF | Imposto de Renda Retido na Fonte | Federal |
| PIS/Pasep | Contribuição para o PIS/Pasep | Federal |
| Cofins | Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social | Federal |
| CSLL | Contribuição Social sobre o Lucro Líquido | Federal |
| INSS | Contribuição previdenciária | Federal |
| ISS | Imposto Sobre Serviços | Municipal |
Mas atenção: uma nota fiscal não precisa ter todos esses impostos retidos.
Cada tributo possui regras próprias.
IRRF
O IRRF pode incidir sobre determinados pagamentos realizados entre pessoas jurídicas pela prestação de serviços. As regras e alíquotas dependem da natureza do serviço.
Entenda melhor em IRRF na prestação de serviços.
PIS, Cofins e CSLL
Em determinadas prestações de serviços entre pessoas jurídicas pode haver retenção conjunta de PIS/Pasep, Cofins e CSLL.
Nas hipóteses sujeitas às alíquotas gerais, os percentuais são:
- PIS/Pasep: 0,65%;
- Cofins: 3%;
- CSLL: 1%.
Somadas, as contribuições correspondem a 4,65%.
Veja também PIS, Cofins e CSLL retidos e PCC: o que é e como funciona.
INSS
Também pode existir INSS retido na nota fiscal, mas a retenção previdenciária não ocorre em qualquer prestação de serviços.
Ela está relacionada às hipóteses previstas na legislação, incluindo determinados serviços executados mediante cessão de mão de obra ou empreitada.
ISS
O ISS é um imposto municipal e também pode ser retido pelo tomador em determinadas situações.
As regras dependem do serviço, do município competente para cobrar o imposto e das hipóteses previstas na legislação.
Veja ISS retido: quem paga?.
Quem paga os impostos retidos?
Essa pergunta costuma causar confusão porque existem duas responsabilidades diferentes.
O tributo está relacionado à operação ou ao prestador, mas a legislação pode atribuir ao tomador a responsabilidade de realizar a retenção e o recolhimento.
Quando isso acontece, o tomador não entrega ao prestador a parcela correspondente ao imposto. Ele realiza o recolhimento conforme as regras aplicáveis.
Por isso, é importante distinguir quem suporta determinado tributo de quem possui a responsabilidade de retê-lo e recolhê-lo.
Veja a explicação completa em tomador x prestador: quem recolhe o imposto?.
O que acontece com o imposto retido para o prestador?
Em muitas situações, a retenção funciona como uma antecipação de um tributo.
Isso significa que o prestador recebe um valor líquido menor, mas o montante retido pode ser considerado posteriormente na apuração tributária, conforme as regras específicas daquele imposto.
Por isso, a empresa precisa manter o controle das retenções sofridas.
Um erro possível é desconsiderar um valor que já foi retido e realizar um novo recolhimento integral do mesmo tributo, gerando pagamento indevido.
O tratamento contábil também precisa ser feito corretamente. Veja como contabilizar imposto retido na fonte.
Simples Nacional tem impostos retidos?
As empresas optantes pelo Simples Nacional possuem regras específicas para retenções.
Por isso, não é correto aplicar automaticamente a uma empresa do Simples as mesmas retenções utilizadas para empresas do Lucro Presumido ou Lucro Real.
Existem importantes hipóteses de dispensa das retenções federais, mas também situações específicas que precisam ser analisadas, principalmente em relação ao ISS e à retenção previdenciária.
O MEI também possui tratamento tributário próprio.
Para entender essas diferenças, consulte:
Por que existem impostos retidos?
A retenção na fonte permite que determinados tributos sejam recolhidos diretamente por quem realiza o pagamento.
Esse mecanismo facilita a arrecadação e a fiscalização porque transfere ao responsável tributário definido pela legislação a obrigação de descontar e recolher determinado valor.
Também permite o cruzamento das informações declaradas pelo prestador e pelo responsável pela retenção.
Por isso, prestador e tomador precisam manter seus registros fiscais consistentes.
Como saber se um serviço tem imposto retido?
Não existe uma resposta baseada apenas no valor da nota fiscal.
Para saber se há retenção, é preciso verificar fatores como:
- qual serviço foi efetivamente prestado;
- qual é o regime tributário do prestador;
- quem contratou o serviço;
- qual tributo está sendo analisado;
- onde prestador e tomador estão estabelecidos;
- onde o serviço foi realizado, quando essa informação for relevante;
- qual legislação se aplica à operação.
Depois dessa análise é possível definir quando o prestador deve destacar retenções e como preencher corretamente a nota fiscal.
Quando houver retenção, veja também como emitir NFS-e com retenção.
FAQ - Perguntas Frequentes sobre impostos retidos
1. O que significa imposto retido?
Significa que determinado valor tributário é descontado na fonte e recolhido pelo responsável definido pela legislação, em vez de todo o valor da operação ser entregue ao prestador.
2. O que significa retenção na fonte?
Retenção na fonte é o mecanismo pelo qual o tributo é descontado no momento definido pela legislação e recolhido pelo responsável tributário, frequentemente quem realiza o pagamento.
3. Quais impostos podem ser retidos em uma prestação de serviços?
Entre os principais estão IRRF, PIS/Pasep, Cofins, CSLL, INSS e ISS. Isso não significa que todos sejam aplicáveis à mesma nota fiscal.
4. Quem recolhe o imposto retido?
Quando a legislação atribui a responsabilidade ao tomador, ele desconta o valor correspondente e realiza o recolhimento ao Fisco.
5. Por que o valor recebido é menor que o valor da nota fiscal?
Uma das possíveis razões é a existência de retenções. O valor bruto permanece registrado na nota, mas os tributos retidos reduzem o montante líquido entregue ao prestador.
6. Imposto retido é um imposto a mais?
Não necessariamente. Em muitas situações, a retenção representa uma antecipação de um tributo e pode ser considerada posteriormente na apuração, conforme as regras específicas.
7. Toda prestação de serviços tem imposto retido?
Não. A obrigatoriedade depende do serviço, do tributo, do regime tributário e das características da operação.
8. Empresa do Simples Nacional tem imposto retido?
Depende do tributo e da operação. Existem importantes hipóteses de dispensa das retenções federais, mas ISS e retenção previdenciária, por exemplo, possuem regras específicas.
9. O MEI sofre retenção de impostos?
O MEI possui tratamento tributário próprio e não deve receber automaticamente o mesmo tratamento de empresas do Lucro Presumido ou Lucro Real. É necessário verificar o tributo e a operação.
10. Como saber se devo destacar impostos retidos na NFS-e?
É necessário analisar o serviço prestado, o regime tributário, o tomador, o município e as regras específicas de cada tributo antes de preencher a NFS-e.
Conclusão
Impostos retidos são tributos cujo recolhimento é realizado na fonte pelo responsável definido na legislação. Na prestação de serviços, isso pode fazer com que o valor líquido recebido seja menor do que o valor bruto informado na nota fiscal.
IRRF, PIS/Pasep, Cofins, CSLL, INSS e ISS estão entre os tributos que podem aparecer nesse processo, mas cada um possui regras próprias.
Por isso, antes de emitir uma nota fiscal com retenção, é importante verificar quais tributos realmente se aplicam à operação, quem é responsável pelo recolhimento e como os valores deverão ser tratados na apuração da empresa.
Para aprofundar o assunto, acesse nosso guia de retenção de impostos na nota fiscal de serviços.
