A retenção de impostos na nota fiscal de serviços acontece quando determinados tributos relacionados à prestação de um serviço são descontados do pagamento e recolhidos pelo responsável definido pela legislação, normalmente o tomador do serviço.
Na prática, significa que uma empresa pode emitir uma Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) de R$ 10 mil e receber um valor menor na conta porque parte dos impostos foi retida na fonte pelo cliente.
Entre os principais tributos que podem aparecer como retenção estão ISS, IRRF, PIS/Pasep, Cofins, CSLL e INSS. Entretanto, isso não significa que todos eles sejam retidos em qualquer prestação de serviços.
As regras dependem principalmente do serviço realizado, do regime tributário da empresa, das características da contratação e, no caso do ISS, também das regras aplicáveis ao município.
Por isso, antes de emitir uma NFS-e, é importante entender quais retenções realmente se aplicam à operação.
Neste artigo você verá:
- O que é retenção de impostos na nota fiscal de serviços?
- Como funciona a retenção de impostos?
- Quais impostos podem ser retidos?
- Como funciona a retenção conforme o regime tributário?
- Exemplo de retenção de impostos em uma nota fiscal
- Quem recolhe os impostos retidos?
- Como emitir NFS-e com retenção?
- Como funciona a retenção para serviços prestados em outra cidade?
- Quais os riscos de errar as retenções?
- FAQ - Perguntas Frequentes sobre retenção de impostos na nota fiscal de serviços
O que é retenção de impostos na nota fiscal de serviços?
A retenção de impostos é um mecanismo previsto na legislação tributária em que a responsabilidade pelo recolhimento de determinado tributo pode ser atribuída à fonte pagadora.
Nas prestações de serviços entre empresas, isso significa que o tomador do serviço, ou seja, quem contratou, pode descontar determinados tributos do valor que seria pago ao prestador, responsável pela execução do serviço.
O tomador recolhe então os valores retidos ao Fisco de acordo com as regras e os prazos aplicáveis a cada tributo.
Esse sistema facilita a arrecadação e a fiscalização tributária, antecipando o recolhimento de determinados impostos e contribuições diretamente na fonte.
Por exemplo, se uma empresa emite uma nota fiscal de R$ 10 mil e existem R$ 600 em retenções, ela poderá receber R$ 9.400 do cliente. Os R$ 600 restantes serão recolhidos conforme as obrigações tributárias correspondentes.
Para entender melhor esse conceito, veja também o que são impostos retidos.
Como funciona a retenção de impostos?
Em uma prestação de serviços existem duas figuras principais:
Prestador: é a empresa ou profissional que executa o serviço e normalmente emite a nota fiscal.
Tomador: é quem contrata e paga pelo serviço.
Quando existe retenção na fonte, o valor bruto da nota continua representando o preço do serviço. Entretanto, parte desse montante pode ser destinada diretamente ao recolhimento dos tributos.
De forma simplificada, o fluxo pode funcionar assim:
- o prestador executa o serviço;
- emite a NFS-e;
- são identificadas as retenções aplicáveis à operação;
- o tomador desconta os tributos pelos quais é responsável;
- o prestador recebe o valor líquido;
- o tomador recolhe os valores retidos ao Fisco.
Mas é importante observar que nem sempre o momento da retenção coincide exatamente com a emissão da nota fiscal. Dependendo do tributo, o fato que determina a retenção pode estar relacionado ao pagamento ou crédito do valor.
Além disso, é necessário verificar quando o prestador deve destacar retenções e quem recolhe o imposto: tomador ou prestador.
Quais impostos podem ser retidos na prestação de serviços?
A retenção pode envolver tributos federais e municipais. Entre os principais estão:
| Tributo | Âmbito | Alíquota frequentemente encontrada | Observação |
|---|---|---|---|
| ISS | Municipal | Em geral, 2% a 5% | Depende do serviço e das regras de incidência e retenção |
| IRRF | Federal | 1% ou 1,5% em diversas hipóteses | Depende da natureza do serviço |
| PIS/Pasep | Federal | 0,65% | Pode integrar a retenção conjunta das contribuições |
| Cofins | Federal | 3% | Pode integrar a retenção conjunta das contribuições |
| CSLL | Federal | 1% | Pode integrar a retenção conjunta das contribuições |
| INSS | Federal | 11% na regra geral de retenção previdenciária | Aplica-se às hipóteses previstas na legislação, como determinados casos de cessão de mão de obra ou empreitada |
Importante: as alíquotas acima são referências comuns e não devem ser aplicadas automaticamente a qualquer NFS-e. Cada tributo possui regras próprias.
ISS retido
O ISS (Imposto Sobre Serviços) é um tributo municipal e possui alíquotas definidas de acordo com a legislação aplicável, observados os parâmetros nacionais.
A regra geral prevista na Lei Complementar nº 116/2003 estabelece que o ISS é devido no local do estabelecimento prestador, mas existem diversas exceções.
Em determinadas operações, a responsabilidade pelo recolhimento pode ser atribuída ao tomador.
Saiba mais em ISS retido: quem paga e como funciona.
IRRF na prestação de serviços
O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) pode ser aplicado aos pagamentos realizados por pessoas jurídicas pela prestação de determinados serviços.
Entre as alíquotas frequentemente encontradas estão 1% e 1,5%, dependendo da natureza do serviço.
Nos serviços profissionais sujeitos à alíquota de 1,5%, uma referência importante é o código 1708 do DARF.
Veja também como funciona o IRRF na prestação de serviços.
PIS, Cofins e CSLL retidos
Determinadas prestações de serviços realizadas entre pessoas jurídicas também podem estar sujeitas à retenção de contribuições sociais.
Nas situações em que as alíquotas gerais são aplicáveis, temos:
- PIS/Pasep: 0,65%;
- Cofins: 3%;
- CSLL: 1%.
Somadas, essas retenções chegam a 4,65%.
Esse conjunto é frequentemente chamado de PCC — PIS, Cofins e CSLL — ou relacionado à CSRF, Contribuições Sociais Retidas na Fonte.
A retenção pode alcançar determinados serviços profissionais e atividades como limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, transporte de valores e locação de mão de obra, conforme as hipóteses previstas na legislação.
Também existe dispensa quando o valor das contribuições a serem retidas for igual ou inferior a R$ 10.
Veja mais em PIS, Cofins e CSLL retidos e PCC: o que é e como funciona.
INSS retido
O INSS retido na nota fiscal não deve ser aplicado automaticamente a toda prestação de serviços.
A retenção previdenciária está relacionada às situações previstas na legislação, principalmente determinados serviços executados mediante cessão de mão de obra ou empreitada.
Quando a regra geral de retenção previdenciária é aplicável, a alíquota normalmente utilizada é de 11%, observadas as particularidades, bases de cálculo e hipóteses específicas previstas na legislação.
Por isso, o simples fato de uma empresa prestar serviços para outra pessoa jurídica não significa que exista retenção de INSS.
Entenda as regras em INSS retido na nota fiscal.
Como funciona a retenção conforme o regime tributário?
O regime tributário do prestador é uma das informações mais importantes para determinar as retenções aplicáveis.
Prestador optante pelo Simples Nacional
As empresas optantes pelo Simples Nacional possuem tratamento diferenciado em relação às retenções.
De maneira geral, existem importantes hipóteses de dispensa das retenções federais de IRRF, PIS/Pasep, Cofins e CSLL quando o pagamento é realizado a empresa optante pelo Simples Nacional, observadas as regras e exceções previstas na legislação.
Isso não significa, entretanto, que uma empresa do Simples nunca possa ter valores retidos.
O ISS pode ser retido nas hipóteses previstas na legislação. Nesses casos, devem ser observadas também as regras específicas do Simples Nacional para a informação da alíquota aplicável.
O INSS também exige uma análise específica. A retenção previdenciária não deve ser aplicada indiscriminadamente a todas as empresas do Simples. Existem situações envolvendo atividades tributadas pelo Anexo IV e serviços sujeitos às regras de cessão de mão de obra ou empreitada que precisam ser avaliadas.
Entenda em detalhes em Simples Nacional sofre retenção de impostos?.
MEI
O Microempreendedor Individual possui tributação simplificada por meio do DAS-MEI e também não deve receber automaticamente o mesmo tratamento dado às empresas do Lucro Presumido ou Lucro Real.
Além das regras tributárias diferenciadas, existem restrições específicas relacionadas às atividades e à contratação do MEI.
Veja o conteúdo completo em MEI tem imposto retido?.
Prestador no Lucro Presumido ou Lucro Real
Empresas do Lucro Presumido e Lucro Real podem estar sujeitas às diferentes retenções federais e municipais conforme a atividade realizada.
Por exemplo, determinados serviços profissionais podem estar sujeitos à retenção de 1,5% de IRRF e às retenções de PIS, Cofins e CSLL que, pelas alíquotas gerais, totalizam 4,65%.
Outros serviços possuem tratamentos diferentes.
Por isso, o enquadramento não deve ser realizado somente com base no regime tributário. É necessário analisar também a natureza do serviço efetivamente prestado.
Exemplo de retenção de impostos em uma nota fiscal
Para entender o funcionamento, imagine uma empresa do Lucro Presumido que presta um serviço de consultoria no valor de R$ 10.000.
Suponha, apenas para fins didáticos, que nessa operação sejam aplicáveis:
| Descrição | Alíquota | Valor |
|---|---|---|
| Valor bruto do serviço | - | R$ 10.000,00 |
| IRRF | 1,5% | R$ 150,00 |
| PIS + Cofins + CSLL | 4,65% | R$ 465,00 |
| ISS | 5% | R$ 500,00 |
| Total das retenções | - | R$ 1.115,00 |
| Valor líquido a receber | - | R$ 8.885,00 |
Nesse exemplo, o prestador emite uma nota fiscal de R$ 10.000, mas recebe efetivamente R$ 8.885.
Os R$ 1.115 restantes correspondem aos valores retidos e devem ser recolhidos pelos responsáveis tributários de acordo com as regras e prazos de cada tributo.
Atenção: o exemplo é apenas ilustrativo. A retenção de ISS a 5%, por exemplo, não ocorre automaticamente em toda prestação de consultoria. Na prática, é necessário verificar se cada uma das retenções realmente se aplica à operação.
Quem recolhe os impostos retidos?
Quando existe retenção na fonte e a legislação atribui essa responsabilidade ao tomador, ele desconta o tributo do pagamento e realiza o respectivo recolhimento.
Os tributos federais são recolhidos conforme os códigos, documentos e procedimentos definidos pela Receita Federal. Já o ISS segue os procedimentos determinados pelo município competente.
O prestador precisa controlar os valores que foram retidos, pois eles podem ser utilizados na apuração tributária de acordo com as regras de cada imposto.
É justamente por isso que retenção não deve ser confundida automaticamente com um imposto adicional.
Como emitir NFS-e com retenção de impostos?
Quando a prestação estiver sujeita à retenção, o prestador deve preencher corretamente as informações da NFS-e.
Dependendo do sistema utilizado, podem existir campos específicos para:
- ISS retido;
- IRRF;
- PIS/Pasep;
- Cofins;
- CSLL;
- INSS;
- base de cálculo;
- alíquota;
- valor das retenções;
- valor líquido da nota.
Antes de preencher esses campos, é importante confirmar quais retenções efetivamente se aplicam.
Confira o passo a passo em como emitir NFS-e com retenção.
Como funciona a retenção para serviços prestados em outra cidade?
Quando prestador e tomador estão localizados em municípios diferentes, uma das principais dúvidas envolve o ISS.
A regra geral da Lei Complementar nº 116/2003 determina que o imposto é devido no local do estabelecimento prestador, mas existem exceções em que o ISS é devido em outro município.
Nessas situações, pode surgir a responsabilidade de retenção pelo tomador.
Portanto, prestar um serviço para uma empresa localizada em outra cidade não significa automaticamente que haverá ISS retido.
É necessário verificar o tipo de serviço, o local de incidência e a legislação aplicável.
Veja também retenção de impostos para serviços prestados para outra cidade.
Quais os riscos de errar as retenções?
Erros na retenção podem gerar problemas tanto para o prestador quanto para o tomador do serviço.
Retenção menor do que a devida
Quando uma empresa responsável pela retenção deixa de efetuá-la corretamente, podem surgir cobranças do tributo, multas, juros e outras consequências previstas na legislação.
Retenção indevida
Também pode ocorrer o problema contrário: um cliente descontar impostos que não deveriam ter sido retidos.
Nesse caso, o prestador recebe um valor menor do que deveria e precisará identificar como regularizar ou recuperar o montante.
Recolhimento duplicado
Outro risco ocorre quando um tributo já retido na fonte não é corretamente considerado na apuração da empresa prestadora.
Isso pode resultar em pagamento indevido ou duplicado.
Por isso, não basta apenas emitir corretamente a nota fiscal. As retenções também precisam ser registradas na contabilidade.
Veja como contabilizar imposto retido na fonte.
Como saber se minha nota fiscal deve ter retenção?
Antes de emitir uma nota fiscal, é recomendável verificar:
- qual serviço foi efetivamente prestado;
- qual é o regime tributário do prestador;
- quem é o tomador do serviço;
- em qual município cada empresa está estabelecida;
- onde o serviço foi executado;
- se existe retenção de IRRF;
- se existe retenção de PIS, Cofins e CSLL;
- se o serviço está sujeito à retenção previdenciária;
- em qual município o ISS é devido;
- quem possui responsabilidade pelo recolhimento.
Somente depois dessa análise é possível determinar corretamente quais impostos precisam aparecer como retenção na NFS-e.
FAQ - Perguntas Frequentes sobre retenção de impostos na nota fiscal de serviços
1. O que é retenção de impostos na nota fiscal?
É o mecanismo pelo qual determinados tributos relacionados a uma prestação de serviços são descontados do pagamento e recolhidos pelo responsável definido pela legislação, frequentemente o tomador do serviço.
2. Quais impostos podem ser retidos na prestação de serviços?
Os principais são ISS, IRRF, PIS/Pasep, Cofins, CSLL e INSS. A incidência depende do serviço, do regime tributário e das características da operação.
3. Toda nota fiscal de serviço possui retenção?
Não. Existem diversas prestações de serviços sem retenção. Cada tributo possui regras específicas que precisam ser verificadas antes da emissão da NFS-e.
4. Quem paga o imposto retido na nota fiscal?
Quando a legislação atribui a responsabilidade ao tomador, ele desconta o valor do pagamento ao prestador e realiza o recolhimento correspondente ao Fisco.
5. Qual é a retenção de PIS, Cofins e CSLL?
Nas situações sujeitas às alíquotas gerais, PIS/Pasep, Cofins e CSLL correspondem respectivamente a 0,65%, 3% e 1%, totalizando 4,65%.
6. Qual é a alíquota do IRRF na prestação de serviços?
Depende da natureza do serviço. Entre as alíquotas frequentemente encontradas estão 1% e 1,5%, mas é necessário verificar o enquadramento específico da operação.
7. Toda prestação de serviços tem retenção de 11% de INSS?
Não. A retenção previdenciária está vinculada às hipóteses previstas na legislação, especialmente determinados serviços realizados mediante cessão de mão de obra ou empreitada.
8. Empresa do Simples Nacional sofre retenção?
Pode sofrer em determinadas situações. O Simples possui importantes dispensas de retenções federais, mas existem regras específicas envolvendo, por exemplo, ISS e retenção previdenciária.
9. Prestar serviço para outra cidade gera ISS retido?
Não necessariamente. É preciso verificar onde o ISS é devido conforme a Lei Complementar nº 116/2003 e a legislação aplicável à operação.
10. Imposto retido significa pagar imposto duas vezes?
Não. Em diversas situações, o valor retido pode ser considerado na apuração tributária do prestador. O controle contábil correto é essencial para evitar recolhimentos indevidos ou duplicados.
Conclusão
A retenção de impostos na nota fiscal de serviços faz parte da rotina de muitas empresas que prestam serviços para outras pessoas jurídicas, mas não existe uma combinação de impostos ou uma alíquota única aplicável a todas as NFS-e.
ISS, IRRF, PIS/Pasep, Cofins, CSLL e INSS possuem regras próprias. O enquadramento depende do serviço realizado, do regime tributário, das características da contratação e, em determinadas situações, do município onde o imposto é devido.
Por isso, antes de destacar qualquer retenção, é importante confirmar qual imposto realmente se aplica, qual é a alíquota, quem deve realizar o recolhimento e como o valor retido será tratado na apuração tributária do prestador.
Esse cuidado evita retenções indevidas, pagamentos duplicados e diferenças entre o valor da nota fiscal e o valor efetivamente recebido pela empresa.
