Sim. Informe à contabilidade quais notas fiscais foram canceladas, mesmo quando elas não representam receita. Se o contador já tem acesso ao emissor ou recebe os documentos por integração, confirme se o status de cancelamento também aparece no sistema dele. A nota cancelada continua no histórico fiscal com seu número original. Cancelar uma nota já emitida é diferente de inutilizar uma numeração que não foi usada.
No fechamento do mês, identifique as NFS-e canceladas no relatório e envie o XML ou PDF, conforme o formato solicitado pela contabilidade, junto com o comprovante de cancelamento, quando disponível. Um pedido em análise ainda não confirma o cancelamento. Se você emitiu uma nota substituta, informe os números das duas notas para que a contabilidade confira a operação sem registrar a mesma receita duas vezes.
Se a nota já entrou em uma apuração de impostos, avise a contabilidade assim que o cancelamento for confirmado para que ela avalie se é preciso retificar a declaração. Para organizar os documentos e os prazos do fechamento, consulte nosso calendário de obrigações fiscais e trabalhistas.