Empresas recém-abertas com atividades sujeitas ao Fator R devem calculá-lo desde a primeira apuração. No mês de abertura, quando há folha e receita maiores que zero, divide-se a folha elegível daquele próprio mês pela receita bruta do mesmo período. Resultado igual ou superior a 28% determina o Anexo III; abaixo disso, aplica-se o Anexo V.
A partir do segundo mês, enquanto não houver 12 meses completos de histórico, divide-se a soma da folha elegível desde a abertura até o mês anterior pela soma das receitas desse mesmo intervalo. Não é necessário calcular médias separadas. Por exemplo, no terceiro mês, folha acumulada de R$ 6.800 e receita acumulada de R$ 24.000 nos dois meses anteriores resultam em aproximadamente 28,33%.
Há regras específicas quando a folha ou a receita é zero, e definir um pró-labore não substitui seu pagamento e registro adequados. Ao completar o histórico necessário, passa-se a considerar os 12 meses anteriores à apuração. A alíquota também depende da faixa de receita aplicável. Entenda o que é o Fator R e como calcular nos Anexos III e V.