Se você é prestador de serviços PJ, entender o Fator R pode reduzir sua carga tributária no Simples Nacional. O cálculo compara a folha de salários e encargos dos últimos 12 meses (FS12) com a receita bruta dos últimos 12 meses (RBT12). Quando o Fator R ≥ 28%, muitas atividades de serviço passam a tributar no Anexo III (alíquotas menores); abaixo disso, ficam no Anexo V.
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Leia também: nosso artigo principal sobre PJ e descubra tudo o que você precisa sobre o tema (diferenças para CLT, custos, notas fiscais e passo a passo de abertura).
O que é o Fator R (para PJ)
O Fator R é uma regra do Simples Nacional que define, mês a mês, se certas atividades de serviços serão tributadas pelo Anexo III (alíquota menor) ou pelo Anexo V (alíquota maior). Ele mede a relação entre FS12 (folha de salários e encargos pagos nos últimos 12 meses) e RBT12 (receita bruta acumulada em 12 meses). Se o resultado for 28% ou mais, a atividade sujeita à regra tributa pelo Anexo III; se for menor, pelo Anexo V.
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Como calcular: fórmula FS12/RBT12
Fórmula: Fator R = FS12 / RBT12
- FS12 (regime de caixa): salários de empregados e avulsos, pró-labore, pagamentos a contribuintes individuais, 13º, CPP (contribuição patronal) e FGTS efetivamente pagos no período.
- RBT12 (regime de competência): somatório da receita bruta (interna + exportação) apurada por competência nos últimos 12 meses.
Exemplo rápido: RBT12 = R$ 600.000; FS12 = R$ 180.000 → Fator R = 180.000/600.000 = 30% ⇒ atividade sujeita à regra tributa no Anexo III neste mês.
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Quem está sujeito ao Fator R
Várias atividades de serviços (intensivas em conhecimento) avaliam mensalmente o Fator R para determinar se caem no Anexo III ou V. Exemplos comuns: TI e software, design, consultoria, engenharia, arquitetura, publicidade e áreas de saúde, entre outras. A verificação é feita a partir do CNAE da empresa e da natureza do serviço.
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Anexo III x Anexo V: impactos no imposto
Para prestadores de serviços PJ enquadrados no Simples e sujeitos ao Fator R, a diferença entre Anexo III e Anexo V pode representar pontos percentuais relevantes de alíquota efetiva. Em linhas gerais:
- Anexo III: tende a ter alíquotas menores para serviços quando Fator R ≥ 28%.
- Anexo V: tende a ser mais oneroso quando Fator R < 28%.
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Estratégias legais de planejamento para PJ
- Acompanhe mensalmente FS12 (caixa) e RBT12 (competência): a janela é móvel e o anexo pode mudar de um mês para o outro.
- Pró-labore adequado: defina um valor coerente com o mercado e com a realidade do negócio — ajuda no Fator R e protege a sua previdência.
- Inclua encargos no preço: CPP e FGTS entram no FS12; precifique para não “apertar” o caixa.
- Contratos e NFS-e alinhados ao CNAE: código de serviço municipal e retenções (ISS/IR/PIS/COFINS/CSLL) devem refletir o escopo contratado.
- Mix de receitas: se também há venda de mercadorias, essa parte pode ir a outros anexos; o serviço sujeito ao Fator R seguirá a lógica III/V.
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Erros comuns que custam caro
- Esquecer a janela móvel: o cálculo é mensal e usa os últimos 12 meses.
- Confundir caixa com competência: FS12 é por caixa; RBT12, por competência.
- Subestimar encargos: CPP e FGTS compõem o FS12 e afetam o resultado.
- Pró-labore irreal: valores incompatíveis podem gerar risco e prejudicar a proteção previdenciária.
- CNAE e código municipal incompatíveis: aumentam a chance de retenções/glosas e erro no DAS.
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FAQ – Dúvidas frequentes
1) O que é o Fator R?
É a razão entre a folha de salários com encargos dos últimos 12 meses (FS12) e a receita bruta do mesmo período (RBT12). Se for ≥ 28% para atividades sujeitas à regra, tributa-se pelo Anexo III; caso contrário, pelo Anexo V.
2) O Fator R é calculado todo mês?
Sim. O enquadramento pode mudar mensalmente, pois a janela de 12 meses é móvel.
3) O que entra na FS12?
Salários, pró-labore, contribuintes individuais, 13º, CPP e FGTS efetivamente pagos. Não entram lucros distribuídos, aluguéis, valores a estagiários e ao MEI.
4) Minha atividade é sujeita ao Fator R?
Diversas atividades de serviços (TI, design, consultoria etc.) avaliam a regra. É preciso checar seu CNAE e a natureza dos serviços contratados.
5) Vale a pena aumentar o pró-labore para atingir 28%?
O pró-labore deve ser coerente com a função e a capacidade do negócio. “Forçar” a folha pode desequilibrar o caixa. Planeje com um contador.
6) Onde abro meu CNPJ e consulto dados?
A abertura oficial é pela Redesim. Consulte a situação do CNPJ no Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral e veja serviços da Receita para PJ.
Conclusão e próximos passos
Para o prestador de serviços PJ, o Fator R é uma alavanca de planejamento tributário: quando a relação FS12/RBT12 atinge o limite legal, a atividade sujeita à regra pode tributar pelo Anexo III e reduzir a alíquota efetiva. Acompanhe a janela de 12 meses, alinhe contratos e NFS-e ao seu CNAE e use um pró-labore coerente para proteger sua previdência e o seu caixa.
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Para aprofundar: leia nosso artigo principal sobre PJ — custos, impostos, emissão de notas e passo a passo de abertura.
