Nota fiscal para PJ: como emitir (NFS-e), obrigações municipais e retenções

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Leituras essenciais para dominar o universo PJ

Quer navegar com segurança do começo ao fim? Siga esta trilha recomendada e aprofunde cada etapa da sua jornada como prestador de serviços PJ.

• Comece pelo panorama completo em PJ: o que é e como funciona (artigo principal).
• Compare formatos em CLT x PJ: vantagens, desvantagens e como escolher e veja números reais na versão com simulador: CLT x PJ com calculadora.
• Planeje o orçamento em Quanto custa ser PJ em 2025 (abertura, contabilidade, impostos e previdência).
• Estruture sua tributação: compare regimes em Impostos de PJ: Simples x Lucro Presumido e reduza alíquota com Fator R para PJ.
• Na rotina, evite erros com o guia Nota fiscal para PJ: como emitir NFS-e (este artigo).
• Formalize relações com clientes usando o guia de contrato PJ e baixe o modelo gratuito.
• Quer virar PJ? Veja o passo a passo em Como abrir empresa PJ.
• Ganhe tempo e pague menos dentro da lei entendendo por que contratar um contador online faz diferença.

Requisitos para emitir NFS-e

• CNPJ ativo e situação cadastral regular na Receita (Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral).
• Inscrição municipal (quando exigida) no município onde o serviço é prestado/sediado.
• Cadastro no emissor da prefeitura ou uso de sistema integrado autorizado.
• Certificado digital (e-CNPJ) para acessar/assinar quando a prefeitura exigir.
• CNAE e código de serviço compatíveis com a atividade exercida.

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Passo a passo para emitir NFS-e

1. Confirme sua inscrição municipal e habilite o acesso ao emissor da prefeitura.
2. Cadastre tomador e serviços no sistema (CNPJ/CPF, endereço, descrição, código de serviço municipal).
3. Preencha a nota: descrição objetiva do serviço, município de incidência, valor, descontos e retenções (se houver).
4. Revise impostos (ISS devido/retido, quando aplicável) e numeração/série.
5. Assine e emita a NFS-e; envie o PDF/arquivo XML ao cliente e guarde o DANFSe.

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ISS, códigos de serviço e alíquotas

O ISS é um imposto municipal, e sua alíquota e regras variam por cidade e por código de serviço. Em geral, a alíquota fica entre 2% e 5%, dentro dos limites legais municipais.

• O enquadramento correto depende do CNAE e do código de serviço municipal.
• Algumas cidades exigem inscrição municipal mesmo para prestadores remotos.
• Serviços específicos podem ter regras de local de incidência (ex.: no tomador).

Não sabe qual código usar? Chame nossos especialistas ou conte com nossa contabilidade para parametrizar seu emissor.

Retenções comuns (ISS, IRRF, PIS/COFINS/CSLL)

Em contratações B2B, é comum o tomador reter tributos na fonte, conforme regras específicas e quando aplicável:

• ISS Retido: órgãos públicos/grandes empresas podem reter o ISS devido, conforme legislação municipal.
• IRRF: retenção na fonte pode ocorrer por natureza do serviço/contrato.
• PIS/COFINS/CSLL: retenção cumulativa em alguns serviços, conforme normas federais.

A retenção (quando ocorre) muda o valor líquido que você recebe e precisa ser considerada na precificação e na apuração. Tenha um contrato PJ claro e suporte contábil para evitar divergências na conferência da NF.

Para entender impactos tributários e planejar alíquota efetiva, veja também Impostos de PJ: Simples x Lucro Presumido e como usar o Fator R.

Diferenças por município e boas práticas

• Portais diferentes: cada prefeitura tem layout/rotinas próprias e regras para credenciar o emissor.
• Documentos exigidos: algumas exigem alvará/localização; outras aceitam endereço fiscal.
• Validação em lote/API: cidades maiores oferecem integrações para alto volume.

Boas práticas: mantenha cadastro do tomador atualizado, descreva o serviço com clareza, use o código de serviço correto, confira retenções e guarde os comprovantes (PDF/XML). Nossa plataforma unificada facilita a rotina com alertas e histórico em nuvem.

Erros comuns que geram multas

• Emitir com código de serviço errado (alíquota incorreta, glosas).
• Deixar de informar retenções previstas no contrato/legislação.
• Atrasar emissão (multa/juros) ou numerar fora da série.
• Não conciliar NF x contrato (descrição de escopo divergente).

Evite prejuízos: contrate um plano de contabilidade online ou fale com especialistas para revisar sua primeira emissão.

FAQ – Dúvidas frequentes

1) Preciso de inscrição municipal para emitir NFS-e?
Na maioria dos municípios, sim. A inscrição municipal habilita o emissor da prefeitura ou a integração com sistemas.

2) Qual é a alíquota de ISS?
Varia por município e código de serviço, geralmente entre 2% e 5%, conforme legislação local.

3) O tomador pode reter impostos da minha nota?
Sim, em alguns casos. ISS, IRRF e PIS/COFINS/CSLL podem ser retidos conforme regras municipais/federais e cláusulas contratuais.

4) Preciso de certificado digital para emitir NFS-e?
Depende do município. Muitos exigem e-CNPJ para acesso/assinatura do emissor.

5) Como sei qual código de serviço usar?
Consulte o enquadramento municipal para sua atividade e alinhe com seu CNAE. Um contador pode parametrizar isso no seu emissor.

Conclusão e próximos passos

Emissão de NFS-e correta depende de inscrição municipal, parametrização do código de serviço, atenção às alíquotas de ISS e verificação de retenções. Com a estrutura certa desde o primeiro mês, você evita glosas, multas e atrasos no recebimento.

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Para aprofundar: leia o artigo principal sobre PJ: o que é e como funciona e conecte com os guias de custos do PJ, regime tributário e contrato PJ.