Registre a compra conforme a natureza do gasto e reconheça o valor que a empresa deve ao sócio. Por exemplo, se o sócio pagou R$ 250 por materiais de escritório usados pela empresa, a contabilidade registra a despesa de R$ 250 e a obrigação de reembolsá-lo. O valor não entra no faturamento. Se a compra for de um equipamento, a classificação contábil pode ser diferente.
Quando a empresa devolver o valor comprovado, identifique a transferência da conta PJ como reembolso de despesa e vincule o pagamento à compra original no controle financeiro. Na contabilidade, essa transferência dá baixa no valor devido ao sócio. Assim, o reembolso aparece como saída de dinheiro no extrato sem duplicar o gasto nos registros da empresa.
No fechamento do mês, envie à contabilidade a nota fiscal ou outro documento que comprove a compra, o comprovante do pagamento feito pelo sócio e, se já houver reembolso, o comprovante da transferência. Registre a data, o fornecedor, o valor e a finalidade do gasto para facilitar a conferência. Para organizar os prazos da empresa, consulte o calendário de obrigações fiscais e trabalhistas de 2026.